Menu

bonlogo

Cart

Program za maloprodaju

 

 1.1. Uvod

Program „Kasa“ je deo maloprodajnog paketa softverskog rešenja Kompas. Kao Basic varijanta paketa Maloprodaja sadrži samo osnovne funkcije potrebne za vršenje prodaje artikala i štampu fiskalnih isečaka, kao i za definisanje baza potrebnih za rad, kao što su baze artikala, kupaca, poreskih stopa, itd. Pored toga, daje mogućnost za štampu svih neophodnih izveštaja maloprodaje, kao što su preseci stanja, dnevni i periodični izveštaji, dnevnici prodaja sa analizama po artiklima ili grupama artikala i slično. Omogućen je rad sa svim vrstama fiskalnih kasa koje podržavaju štampač režim rada, kao i svim vrstama fiskalnih štampača. Obzirom da se radi o osnovnom delu šireg maloprodajnog paketa, omogućeno je dograđivanje do viših paketa, sve do knjigovodstvenog. Nije predviđen za potpuno samostalan rad već je pomoćni deo Standard paketa maloprodaje, namenjen samo za prodaju, odnosno rad kasira, dok se ostale funkcije (nabavka, povraćaji, knjige.... nalaze u Standard maloprodaja programu ). U ovom uputstvu će biti objašnjeno korištenje svih funkcija na najjednostavniji način:

1.2.
Konvencije programa (Windows®   konvencije)

Program je pisan za Microsoftovu platformu Windows®  i kao takav prati opšte konvencije. Njihova primena će biti objašnjena kroz uputstvo a sada ih samo nabrajamo. Enter je uvek potvrda, Esc je uvek odustajanje, Tab ili strelica nagore/nadole služe za kretanje kroz polja određenog prozora, Del(ete) je uvek brisanje, Insert je uvek ubacivanje-unos novog  itd. Zbog specifičnosti rada odnosno čestih kombinacija kucanja teksta i unosa brojeva, SVE funkcije se mogu najbrže obaviti sa tastature, korištenjem prečica, mada je korištenje miša naravno u potpunosti podržano. Recimo kombinovani pritisak na tastaturi funkcijskog tastera ALT i podvučenog slova na dugmetu (meniju, prečici) ima isti efekat kao pritisak miša na odabrano dugme, ili enter na „istačkano“, „osenčeno“ , odnosno dugme koje ima FOKUS pokreće funkciju tog dugmeta. Fokus je veoma bitna osobina bilo kojeg elementa jer se SVE OPERERACIJE  odnose na zapise na kojima je fokus. O tome će biti reči dalje kroz uputstvo.
1.3
Unificiranost operacija

Program je rađen tako da savladavanjem bilo koje operacije u bilo kojem delu programa stičete znanje za izvršavanje sličnih operacija i u ostatku programa. Recimo podešavanje veličina prozora se radi na isti način u svim prozorima, kao i podešavanje širina kolona, izbor kolone za pretragu i slaganje podataka, izbor tipa i veličine fonta i slično.

1.4.
Standardne prečice

U bilo kojem prozoru i bilo kojoj operaciji pritisci na određene tastere, proizvode uvek iste efekte. Najčešeće korištene standardne prečice su:
ENTER je uvek potvrda. U zavisnosti od operacije koja se trenutno izvodi to može biti potvrda izbora artikla, ili potvrda upisa računa, ili potvdta pitanja koje je postavljeno...
ESC (eskejp) je uvek odustajanje. U zavisnosti od operacije koja se trenutno izvodi to može biti odustajanje od upisa artikla, ili upisa računa ili štampe računa ili odustajanje (zatvaranje) od trenutnog prozora....
TAB ili strelica na DOLE je uvek prelazak na sledeće polje u uprozoru, koristi se najviše prilikom popunjavanja formi, odnosno definisanja artikala, prodaje i slično
Alt+TAB ili strelica na GORE je uvek vraćanje na prethodno polje, isto kao i u gore opisanom slučaju.
DEL (delete) je uvek brisanje. Brisanje artikla iz spiska, brisanje stavke iz računa.... Kao i svaka iole rizična operacija, uvek je praćena pitanjem „Da li sigurno...“, pa tek potvrdnim odgovorom na pitanje vrši brisanje
INSERT je uvek ubacivanje (nečega). U zavisnosti od operacije koja se trenutno izvodi to može biti ubacivanje novog artikla u spisak artikala, ili ubacivanje nove stavke u račun ili ubacivanje novog računa u spsak izdatih računa...
F1 je uvek pomoć i podešavanje, U zavisnosti od operacije koja se trenutno izvodi to je podešavanje prozora u kojem se trenutno radi
F2 je uvek kartica. U zavisnosti od operacije koja se trenutno izvodi, to može biti kartica komintenta (kupca ili dobavljača) ili kartica artikla
F5 je uvek  promena izabranog zapisa
Strelica, na gore ili dole, kao i točkić (skorol) miša se koriste za kretanje kroz zapise
PgUp i PgDown služe za pomeranje cele strane zapisa na dole ili gore

Praktično svi funkcijski tasteri imaju neku funkciju i kompletan spisak funkcija je u prilogu, na kraju uputstva, dok su ovde navedeni najčešeće korišteni. Svaka od funkcija osim pokretanja prečicom sa tastature je pokrivena i radom sa mišem. Bilo izdvojenim dugmetom, bilo kontekst menijem koji se pojavljuje klikom na desni taster miša nudeći funkcije koje su vezane za trenutni prozor, odnosno trenutnu operaciju.

 2.1. Osnovni prozor i početak rada

Pokretanjem programa, pojavljuje se osnovni prozor:

 
Osim najveće površine, na kojoj se po želji korisnika može nalaziti logo maloprodaje (kao u ovom primeru), i na kojoj se pojavljuju prozori za rad, u glavnom prozoru se nalaze još neke bitne komponente. Prvo, duž leve uspravne ivice je traka sa dugmićima koji pokreću osnovne funkcije. Kako je softver fleksibilan, u zavisnosti od verzije, zakonskih propisa, ili potreba pojedinačnog korisnika, broj, funkcije i raspored dugmića može biti i drugačiji, ali je za standardni maloprodajni program jednak ili sličan ovome. Drugo, duž donje ivice prozora, nalazi se status bar linija za pomoć gde program STALNO, INTERAKTIVNO ispisuje POMOĆ pri radu. To znači da za svaki prozor, ili polje u kojem se nalazite, u liniji piše šta tu možete raditi, kako da to uradite i šta su vam dalje opcije. Ovo će takođe postati jasnije kroz dalje opisivanje, odnosno korištenje programa za maloprodaju.
Prvo dugme na koje piše „Prodaja-Kasa“ ima fokus, odnosno crticama je naznačeno da će pritisak na dugme Enter na tastaturi (a to piše i liniji za pomoć) potvditi pokretanje funkcije tog dugmeta.


2.2.
Prodaja

Iako logički, po redosledu treba prvo naučiti kako se unose i obrađuju artikli, i ostale baze za rad, prva objašnjena funkcija će biti prodaja robe što i jeste osnovna funkcija Kasa dela programa za maloprodaju, a sve ostale funkcije služe kao podrška osnovnoj, a mogu se i sprovesti „u hodu“, u toku rada sa maloprodajom.
    Klikom na dugme „Prodaja-Kasa“, ili pritiskom na Enter pošto to dugme ima fokus pojavljuje se prozor za prodaju, gde su evidentirane dosadašnje prodaje, složene po hronološkom redu:
Prozor je podeljen na dva dela. U gornjerm delu se nalazi spisak izdatih računa, sa brojevima, datumima, kupcima (ako se izdaje gotovinski račun koji nije na anonimno fizičko lice), vrednostima izdatih računa, brojevima fiskalnih isečaka, i drugim podacima koj se nalaze iza desne ivice prozora. Podaci su smešteni u kolonama, od kojih svaka ima ime-naziv na vrhu. Moguće je vršiti slaganje sadržaja po bilo kojoj koloni, tako što se mišem klikne na ime kolone. Jedan klik znači slaganje po rastućem redosledu, a drugi po opadajućem redosledu. U plavoj liniji na vrhu prozora stoji trenutni status, odnosno ovde piše Paragon (oznaka za tip dokumenta- maloprodajni račun), dokumenata 15101 (broj do sada izdatih računa), pretraga po polju BROJ, što znači da su dokumenti složeni po polju broj, tako da se na vrhu nalazi poslednji (najudobniji način), a eventualno traženje određenog broja bi se ostvarilo kucanjem željenog broja sa tastature, što bi izazvalo pozicioniranje fokusa na traženi broj. Ove funkcije, kao i objašnjenje o SLAGANJU KOLONA, PODEŠAVANJU ŠIRINA KOLONA I PODEŠAVANJU VELIČINE PROZORA, biće pojašnjene u daljem tekstu, u delu rada sa artiklima jer tamo imaju najveću primenu, i zasebno u delu podešavanja programa za maloprodaju.

U donjem delu se nalaze ARTIKLI PRODATI po računu na kojem smo pozicionirani na gornjem prozoru. Znači pomeranjem fokusa (crne linije) u gornjem prozoru se prikazuje sadržaj fokusiranog (odabranog) dokumenta (u donjem prozoru). Dugmići između prozora izvršavaju funkcije potrebne za rad, i uvek se odnose na dokument koji je fokusiran odnosno „zacrnjen“.
Na dnu prozora se kao i uvek nalazi informaciona linija sa interaktivnom pomoći koja govori šta se može i kako uraditi iz postojeće pozicije.
Po sredini prozora se nalazi niz dugmića za obavljanje potrebnih radnji. Kao što je rečeno, većina dugmića-radnji se odnosi na selektovani dokument (promena, brisanje, štampa....) dok su neki opšti i odnose se na funkciju programa za maloprodaju uopšte, kao dodaj (novi dokument), preuzmi i slično. U skladu sa konvencijama, svaka operacija se može izvršiti na nekoliko načina: Recimo promena dokumenta se može uraditi klikom mišem na dugme „promeni“ ili istovremenim pritiskom na ALT+P (podvučeno slovo na dugmetu), ili pritiskom na funkcijski taster F5 (što je u SVIM prozorima komanda za promenu), ili duplim klikom na dokument za promenu...

2.2.1
Započinjanje novog dokumenta

Novi dokument se može započeti na nekoliko načina, u zavisnosti od afiniteta korisnika, odnosno navika u korištenju prečica: Recimo može se mišem pritisnuti dugme „dodaj“, ili na tastaturi pritisnuti taster INSERT ili kombinacija tastera alt+D. U daljem objašnjavanju će fokus biti na najjednostavnijem i najbržem načinu, a to je rad sa tastature, pošto je neki put zbog potrebe unosa numeričkih i alfanumeričkih unosa kombinacija klika mišem i kucanja na tastaturu, sporija od stalnog rada na tastaturi.
    U ovom slučaju, započinjanje novog maloprodajnog dokumenta-paragona pokrećemo pritiskom na taster INSERT na tastauri. Pojavljuje se novi prozor za izradu dokumenta:

I odmah preko njega prozor za izbor artikla za prodaju. U srednjem prozoru, za izradu dokumenta vidimo da se maloprodajni račun pravi za fizičko lice (za sada nepoznat kupac), da je broj računa sledeći broj po redu. Iznad njega postoji polje za unos popusta, ako se isti odobrava. U donjem desnom uglu je ukupan iznos računa koji se pravi, dok je u donjem levom uglu niz dugmića za izvršavanje radnji: dodavanje stavke, promenu stavke, brisanje stavke, upis računa ili odustanjanje od računa. Skroz dole levo u task baru je opis sledeće radnje i uputstvo kako da se izvrši. Na vrhu svih prozora je prozor za unos stavke koji se automatski pojavljuje, i „čeka“ izbor artikla koji se prodaje:

2.2.2
Unos artikla na dokument po barkodu

Od ove pozicije korisnik bira način rada koji mu je najudobniji. Po standardu, uključena je tačka (option) EAN. To znači da će se pretraga vršiti po barkodu-ean, ali korisnik može „ubosti“ tačku ispred polja šifra ili naziv, pa će potraga biti po jednom od tih odabranih načina.
    Taj izbor načina je okvirni, program ga pamti i ponavlja dokle god se korisnik ne odluči za neki drugi način, ali je bitno zapamtiti da je to SAMO POČETNI IZBOR. U radu je podrazumevano da program SAM nudi sledeću opciju pretrage, BEZ INTERVENCIJE korisnika, ako pretraga po podrazumevanoj vrednosti nije dala rezultat.
Na sledećem primeru, odnosno na nekoliko sledećih slika je objašnjenje rada:
Učitavanjem barkoda u za to predviđeno polje
 


(barkod čitač je uvek fabrički podešen da po čitanju brojeva sam šalje komandu enter što je znak programu za maloprodaju da je broj unet i da ga potraži), program traži u bazi artikal sa tim barkodom i ako ga nađe, popunjava polja vezana za taj artikal. U polje na dnu, upisuje kalkulisanu maloprodajnu cenu artikla (koja se može menjati ili ne u zavisnosti od podešavanja (kasnije objašnjeno) koje je postavljeno, odnosno ovlaštenja korisnika-kasira), i PREDLAŽE količinu 1. Kasiru ostaje da sa pritiskom na ENTER (ili mišem na dugme upiši) upiše prodaju 1 komada odabranog artikla, ili u polje količina upiše neku drugu količinu (to polje je već pozicionirano tako da samo na tastaturi treba uneti broj).
Znači prodaja ovog artikla bi najjednstavnije rečeno bila:
Očitavanje barkoda, Enter i artikal je upisan na račun i iskače novi prozor za prodaju sledećeg artikla.
U podešavanju programa, u zavisnosti od potreba i načina rada korisnika se mogu podesiti razne varijacije. Recimo da uopšte ne zastaje i čeka unos količine ili potvrdu količine jedan već da AUTOMATSKI upisuje prodaju jednog komada, i podiže prozor za sledeći artikal. Ako postoji potreba za prodajom više komada istog tog artikla, on se može više puta provući pored barkoda, gde se svaki put povećava za jedan ili provlačenjem ispred barkoda već prodatog artikla zastaje da operater unese ukupnu količinu, pa ostale artikle nastavlja sa prodajom po jedan komad. Takođe je moguće NE UNOSITI KOLIČINU već „okinuti“ barkod NOVOG artikla u polje količina trenutnog artikla, gde već jeste fokus po pojavi prozora sa artiklom. Time program AUTOMATSKI upisuje količinu jedan  tog artikla, ali „shvata“ i da je učitan novi barkod, i AUTOMATSKI podiže novi artikal učitanog barkoda. Time se praktično postiže efekat potreban u maloprodajnim marketima „brze prodaje“. Samo se provlače artikli ispred barkoda, a program ih upisuje jedan po jedan, bez ikakve intervencije operatera ili potrebe da pritiska dodatne tastere (enter, insert) ili unosi količine ... Razne opcije postoje i mogu se podesiti po zahtevu korisnika, ILI IH SAM KORISNIK MOŽE PODESITI, ako savlada znanje opisana u poglavlju podešavanja programa. U ovom slučaju objašnjenje nastavlja po uobičajenom sistemu: Izbor artikla, unos količine (ako je jedan, preskače se) i potvrda prodaje artikla
 

Posle toga imamo situaciju: Artikal je upisan (vidi se ispod gornjeg prozora) u račun i odmah je „iskočio“ prozor za unos novog artikla:


 
Ispod njega u prozoru za izradu maloprodajnog dokumenta-paragona vidimo unetu stavku i u donjem desnom uglu dosadašnju vrednost računa, odnosno međuzbir.

2.2.3
Unos artikla na dokument po šifri


Nastavak: Recimo sledeći artikal NEMA barkod, ali znamo njegovu šifru (tipično za hleb, voće i slično). U polje EAN, možemo uneti i šifru artikla


 
A potom pritisnuti enter. To je komanda programu za maloprodaju da nađe artikal: Prvo će pokušati uobičajeno, da nađe artikal tog barkoda, ali kad ga ne nađe, potražiće artikal te šifre. Kad nađe taj artikal, dalje se ponaša isto kao i u prethodnom slučaju: popunjava sva polja i čeka unos količine ili potvrdu predložene količine, odnosno enter za upis stavke na račun:
Po potvrdi te stavke, imamo dva uneta artikla na račun, uklupan zbir u desnom uglu i prozor za unos artikla koji je ponovo  „iskočio“ čekajući na unos sledeće stavke:


 

2.2.4
Pretraga artikala po nazivu u toku unosa

Nastavak unosa: situacija tri. Artikal nema barkod, šifra nam nije poznata, ostaje nam samo pretraga po nazivu. Ako u polje EAN ne unesemo ništa ili unesemo pogrešnu (nepostojeću) šifru ili EAN i pritisnemo ENTER, program za maloprodaju ne nalazi artikal i PODIŽE spisak maloprodajnih artikala, da se izvrši ručna pretraga. Ta pretraga može biti po bilo kojem polju, ali je najlogičnije da bude po nazivu. Znači, u tom slučaju preko svega „iskače“ sledeći prozor, pa sve izgleda otprilike ovako:

Odnosno sam prozor sa spiskom:
 

To je prozor sa spiskom artikala, odnosno maloprodajni lager, koji ima čitav niz elemenata koji će biti objašnjeni udelu unosa i obrade artikala, jer se sve te operacije obavljaju u njemu, ali u ovom slučaju je „iskočio“ da pomogne u pretrazi artikla:
Samo najosnovniji elementi potrebni za ovu funkciju:
U plavoj liniji gore piše koja je to baza (artikli maloprodaje), koliko ima artikala i za sada najbitnije po kom polju je pretraga. To polje bira sam operater, jednostavnim klikom na zaglavlje kolone, i jednom podešeno ostaje tako do daljnjeg, odnosno dok iz neke potrebe operater ponovo ne promeni polje. Inicijalno je pretraga po nazivu, što je logično, jer su u prethodnim koracima već iscrpene ostale mogućnosti (barkod i šifra).
    Pretraga se vrši jednostavnim kucanjem dela naziva artikla, direktno na tastaturu (nema potrebe da se prvo negde pozicionira kursor). Na primer kucamo: „mlek“ i dobijamo sledeći prozor:
Program je uklonio sve artikle koji nemaju u nazivu „mlek“ i ostavio samo one koji zadovoljavaju taj kriterijum. Pri tome nije bitno da li se uneta reč (ili samo deo reči) nalazi na početku naziva ili bilo gde u nazivu, tako da u stvari nije ni potrebno znati TAČAN  naziv artikla, dovoljno je znati da sadrži neku reč. Dalje se strelicom gore dole pozicioniramo na želeni artikal i ENTER-om potvrdimo da želimo njega da prodamo:


 

Posle toga dobijamo istu situaciju kao i u prethodnim slučajevima: Izabran maloprodajni artikal za prodaju koji čeka unos količine ili potvrdu predložene količine:

Recimo da prodajemo tri mleka. Jednostavno na tastaturi ukucamo 3 i pritisnemo enter. Program za maloprodaju upisuje i taj artikal i „iskače“ prozor za četvrti artikal.

2.2.5
Odustajanje od daljeg unosa

Recmo da je ovim račun završen, odnosno da kupac ne kupuje četvrti artikal: Ono što se radi dalje je pritisak na tster ESC (eskejp) ili klik mišem na dugme odustani (na prozor za dodavanje artikla, gornja slika), čime programu kažemo da nema prodaje sledećeg artikla. Posle toga ostajemo sa sledećim prozorom:


 
Ovde vidimo sva tri artikla koje smo uneli u maloprodajni račun, sa količinama, cenama i vrednostima, kao i ukupan iznos računa. Dalje, imamo čitav niz mogućnosti: Deo njih je ispisan, kao i uvek dole levo u task baru, ali ono što će se najčešće događati je:

2.2.6
Obrada unetih artikala u dokumentu

Moguće je obrisati neki artikal ako je pogrešno unet ili kupac odustaje od njega. Za brisanje je dovoljno stati na taj artikal i pritisnuti DEL ili mišem kliknuti na  dugme obriši (makazice). Ta radnja se ne izvršava odmah, već je praćena pitanjem da li sigurno...


 
Pritisnućemo „NE“, jer nema razloga da brišemo. Takođe je pritiskom na dugme promeni ili F5 moguće promeniti neki artikal ako za time ima potrebe. Dalje, pritiskom na INSERT ili dugme dodaj, moguće je nastaviti unos odnosno dodati još artikala u maloprodajni račun, ako je to potrebno.

2.2.7
Naknadni unos popusta na  artikle u dokumentu

 
Moguće je po završetku unosa, ako je iz nekog razloga potrebno (taj dan je oglašena akcija popusta od 10% ili je kupac kupovinom prešao limit na koji se daje popust, ili bilo koji drugi razlog koji nije u suprotnosti sa Zakonom o zaštiti potrošača), NAKNADNO odobriti popust na sve unete stavke. To se može uraditi na dva načina: Prvi je u gornje desno polje (rabat %) uneti željeni procenat popusta, a potom pritisnuti dumence ispred tog polja (kao mali kalkulator). Tada dobijamo sledeće pitanje:

I potvrdom (Enter ili klik na da), program će „pretčati“ preko svih artikala će umanjiti maloprodajne cene svih artikala za zadat popust. Druga opcija je desnim klikom na bilo koji artikal čime se dobija kontekst meni, sa čitavim nizom opcija, koje izalaze izvan okvira cilja ovog dela uputstva, ali među njima je i opcija: „Preračun rabata“, koja čini istu stvar kao i malo pre pomenuto dugme.

 
2.2.8
Odustajanje od celog dokumenta

Opcija koja je u funkciji je i odustajanje od maloprodajnog računa (recimo ako kupac utvrdi da nije poneo novčanik i sl). To se postiže sa pritiskom na dugme odustani odnosno pritiskom na taster ESC. Ta radnja je takođe praćena sa zahtevom za potvrdu:

 
I ako je potvrdimo maloprodajni RAČUN ĆE BITI OBRISAN U POTPUNOSTI

2.2.9
Zatvaranje računa i štampa fiskalnog isečka


Ipak, ono što će biti najlogičniji sled za program za maloprodaju je završavanje računa I štampa fiskalnog isečka. To postižemo Pritiskom na ENTER ili dugmetom upiši. Posle toga se pojavljuje prozor za unos načina i iznosa plaćanja:


 
Na vrhu prozora, crvenim slovima piše iznos maloprodajnog računa i u polju ispod „UPLATA GOTOVINOM“ stoji taj isti iznos. U ovom slučaju je rukom uneto (odkucano sa tastature) da je kupac dao 600 dinara, tako da u polju razlika piše iznos kusura koji treba vratiti. Naravno, može se uneti i iznos uplate karticom ili čekom. Gotovina je stavljena kao podrazumevana jer je najčešća. Po unosu iznosa plaćanja, sledi štampa fiskalnog isečka. To se postiže još jednim ENTER-om ili klikom mišem na dugme „upiši i štampaj“. U zavisnosti od želje korisnika štampa može započeti odmah ili može „iskočiti“ još jedan prozor za potvrdu (da bi se izbegla štampa greškom, odnosno nenamerno)


 
Po završenoj štampi, fiskalni uređaj obaveštava program za maloprodaju da je štampa uspešno izvedena, i račun se zatvara i zaključava, a program vraća na spisak računa, gde se vidi upravo završeni maloprodajni račun, ili u zavisnosti od želje korisnika, program odmah nastavlja sa pravljenjem novog maloprodajnog računa, odnosno „pritiska“ INSERT umesto korisnika i sprema sve za unos stavki sledećeg maloprodajnog računa:

Ako je uključena opcija započinjanja sledećeg maloprodajnog računa automatski:


 
Ako nije uključena opcija automaskog započinjanja novog maloprodajnog računa:

 
2.3.
Ostale funkcije u radu sa dokumentima

2.3.1
Rad sa desnim tasterom miša i kontekst menijem

Pritiskom na desni taster miša, na odabrani maloprodajni račun (uvek je bitan fokus, odnosno selektovanje zapisa, jer se sve odnosi na zapis koji je selektovan, odnosno „zacrnjen“), pojavljuje se kontekst meni koji sadrži čitav niz opcija koje je moguće izvršiti sa tačno tim dokumentom i tačno u tom momentu. Neke od njih su funcije podržane dugmićima i ostalim komandama (funkcijskim prečicama od F1 do F12), a do nekih se može doći samo na ovaj način. Sve to su sa druge strane NAPREDNE funkcije i NISU potrebne za osnovni rad sa programom za maloprodaju.


 
Kontekst meni postoji za gornji deo prozora, gde su nabrojani maloprodajni računi, kao i za donji deo prozora gde su nabrojane stavke odabranog maloprodajnog računa. Meniji su na srpskom, i većinom samoobjašnjivi, tako da se ovo uputstvo neće baviti svim ponuđenim funkcijama i opcijama, već samo neophodnim za osnovni rad.


 
2.4.
Rad sa dugmićima na prozoru za dokumente

2.4.1.
Dugme promeni

Dugme dodaj je objašnjeno u prethodnom delu, prodaja, dok dugme promeni, ako je dostupno, vraća dokument u stanje u kojem je bilo pre zaključenja prodaje, odnosno u stanje koje je objašnjeno u prethodnom delu. Ako je dostupno, omogućava nastavak unosa stavki, promenu stavki, brisanje stavki, praktično sve gore opisane funkcije u delu dodavanja dokumenta. Ta funkcija se može pokrenuti samo na dokumentima koji nisu zaključani, proknjiženi, odnosno završeni. Inače je nedostupno za zaključane-proknjižene dokumente. Njena vrednost inicijalno nije primenljiva u ovom delu programa za maloprodaju (jeste u posebnim slučajevima), ali jeste kod tipova dokumenata koji se ne zaključavaju automatski sa upisom , kao što su kalkulacije, fakture, profakture, povratnice i čitav niz dokumenata koji nisu deo ovog programa za maloprodaju već pripadaju Standard paketu, ali su funkcionalno i ergonomski slični ili isti prethodno opisanom poglavlju.

2.4.2.
Dugme obriši

Za njega važe sve napomene o upotrebljivosti kao i za dugme promeni, a funkcija, tamo gde je dostupno je brisanje celog dokumenta, sa time da je kao i sve ostale rizične operacije praćeno pitanjem „Da li sigurno....“


 

2.4.3.
Dugme nalog (finasijski)

Tamo gde postoji integracija ovog dela programa za maloprodaju sa finansijskim programom, prikazuje finansijski nalog nastao automatskim knjiženjem dokumenta u finansijsko, preko šablona za knjiženje, koji se može postaviti u naprednijim komponentama programa.
2.4.4.
Dugme lojaliti

Ova funkcija je bitna za one koji u svom poslovanju imaju želju ili potrebu da po osnovu nekog lojaliti programa odvajaju kupce u maloprodaji koji zadovoljavaju neki postavljeni kriterijum (iznos kupovine, član kluba.... bilo šta što nije u sukobu sa Zakonom o zaštiti potrošača), od „običnih“ kupaca koji su anonimni. U gotovo svakom pogledu, rad sa ovim dugmetom, odnosno funkcijom je potpuno isti kao i kod gore opisane redovne prodaje (dugmeta Dodaj) , osim prvog prozora koji se pojavljuje po pritisku na dugme lojaliti i koji traži da operater odabere TAČNO ODREĐENOG KUPCA (ne anonimnog koji se automatski dodeljuje kod redovne prodaje), za kojeg su vezani određeni parametri (osim imena, predviđen popust, evidentiranje prometa u karton kupca radi ispunjavanja kriterijuma učešća u programu i slično).  Pritiskom na dugme Lojaliti, prvo se dobija sledeći prozor:


 
Koji sadrži spisak, odnosno bazu kupaca iz kojeg treba izabrati kupca ili ga, ako nije unet, uneti. Rad sa bazama i ažuriranje baza objašnjeno je u poglavlju 3. Baze i rad sa bazama, tako da se sada fokusiramo na izbor već unetog kupca. To činimo jednostavnim pritiskom na Enter, kada je kupac selektovan „zacrnjen“, ili duplim klikom na željenog kupca, ili klikom na dugme izaberi. Dalje je rad potpuno isti kao i kod prethodnog poglavlja prodaja, sa jednom razlikom:


 
Ovde se vidi IME KUPCA i u gornjem desnom uglu predviđen popust vezan za tog kupca (unosi se prilikom definisanja kupca), ako ga ima, i na prozoru za unos maloprodajnog artikla (prozor na vrhu) je već upsan taj popust (10%) na samu stavku, tako da daljim unosom stavke (potpuno isto kao u poglavlju prodaja), svaka stavka biva umanjena za procenat popusta. Dalje objašnjenje rada je potpuno isto kao u delu prodaja i neće biti ponavljano. Jedino kao napomena, po zatvaranju računa i štampi fiskalnog isečka, u spisku računa, taj maloprodajni račun se razlikuje od ostalih po tome što je na njemu ispisano ime kupca (za razliku od ostalih anonimnih Fiz. Lica) takođe, vidi se i popust, pošto je popust dat:


 

2.4.5.
Dugme štampa

Povremeno se pojavi potreba da se odštampa i gotovinski maloprodajni račun na zahtev kupca (većinom firme). Za to služi dugme štampaj. Jednostavnim klikom na dugme Štampaj, štampa se maloprodajni gotovinski račun, ali bez imena kupca, odnosno sa „imenom“ Fiz. Lice, gde bi kupac onda morao dopisati svoje podatke: (odnosi se na sve  „anonimne“ račune. Račun iz prethodnog primera, sa lojaliti dugmetom bi bio štampan sa imenom „Ivan Ivanović“)


 

2.4.5.1.
Funkcija zamene (unosa) kupca i štampa

Većinu kupaca (naročito firmi) neće zadovoljiti štampa maloprodajnog gotovinskog računa bez podataka kupca (firme), pa je te podatke potrebno uneti. Kako procedura pravljenja računa (osim preko lojaliti), podrazumeva pravljenje „anonimnog računa“, potrebno je prvo naknadno uneti potrebne podatke o kupcu, a potom odštampati maloprodajni gotovinski račun. Unos podataka na zaključan račun se vrši preko funkcije koja se nalazi u kontekst meniju desnog tastera i zove se „promeni komintenta (F6)“. Ovo F6 je oznaka prečice sa tastature, pa se može koristiti i ona. Prvo je potrebno stati na dokument kojem se dodeljuje kupac. U redovnim okolnostima, kada kupac odmah zatraži gotovinski račun, fokus već jeste na poslednje urađenom računu, ali isto tako kupac može naknadno da se vrati i traži račun, u kojem slučaju treba naći njegov račun (najbolje po broju fiskalnog, ako ga ponese ili po stavkama koje su prodate... Ili funkcijom filter, kasnije opisanom) Pokretanjem funkcije F6, dobija se sledeći prozor:


 
U taj prozor se može uneti više elemenata (moguće da će kupac tražiti unos neke njemu potrebne napomene), ali najbitnija funkcija ovog prozora je izbor kupca iz baze kupaca. Dole, u task baru je pomoć koja kaže, dok je fokus na polju SIFRA, INSERT za izbor iz baze. Dakle, pritiskom na insert ili duplim klikom na šifru, poziva se prozor sa spiskom maloprodajnih kupaca (kao i kod lojaliti). Ako kupac ne postoji, treba ga otvoriti (objašnjeno u poglavlju 3. Baze i rad sa bazama), a ako se radi o kupcu kojiem je već pravljen račun, on se već nalazi u bazi. Ako je tako, i izabraćemo željenog kupca (pozicioniranjem na njega i enter ili dugme izaberi ili dupli klik na željenog kupca)


 
Potom dobijamo prozor:


 
U koji još možemo uneti potrebna polja (kao što su napomena, preuzeo, ispraviti broj fiskalnog isečka ako treba i slično), a potom sa Enter ili dugme upiši, upisati tog kupca (i promene) u račun:


 
Sada, pritiskom na dugme Štampa, štampamo račun. Izgled gotvinskog maloprodajnog računa, font, veličina slova i ostali parametri se mogu podesiti u podešavanju dokumenata što će biti objašnjeno u poglavlju podešavanja dokumenata, ali inicijalno račun će izgledati otprilike ovako:


 
2.4.6.
Dugme  Filter

I ova funkcija će detaljnije biti objašnjena u poglavlju 3. Baze i rad sa bazama, a sada samo napomena da omogućava selektovanje (filtriranje) više maloprodajnih dokumenata koji zadovoljavaju niz kriterijuma:                                                                                    Recimo sledeći upit u filteru:


 
bi se mogao prevesti sa: Izdvoj zapise (ovde maloprodajne dokumente) koji su plaćeni karticom (jer je prvi kriterijum kartica veće od 0), u periodu od 9 maja 14 do 11 maja 14 (polja datum), gde je vrednost računa veće od 100 dinara (poslednje polje PVREDNOST). Odmah u filteru na vrhu, u plavoj liniji piše koliko zapisa (dokumenata) zadovoljava kriterijum. Ovo ima niz upotrebnih vrednosti. Recimo u ovom slučaju, tražimo račun kupca koji nije doneo fiskalni, zna otprilike period kada je bio, da je platio račun karticom i da je iznos računa bio preko 100 dinara. Naravno ova funkcija se može upotrebiti za gotovo neograničen broj namena, ali ovo je samo demonstracija. Po postavljanju filtera, pritiskom na Enter ili dugme Potvrdi, šaljemo taj upit prozoru i kao rezultat dobijamo tih tri zapisa (maloprodajnih dokumenata -paragona):


 
2.4.7.
Dugme u Fajl

Gotovo svi prozori, baze, dokumenti, izveštaji u programu za maloprodaju se mogu izvesti u fajl, u nekoliko najkorištenijih formata (excel, csv, txt, pdf). Ova funkcija će biti detalnije opisana u radu sa bazama, ali za potrebe dokumenta je bitno da se mogu posebno izvesti sadržaj gornjeg prozora, odnosno spisak dokumentata i sadržaj donjeg prozora, odnosno sadržaj jednog, izabranog dokumenta. Koji izvoz će biti u pitanju, se definiše tako što se fokus stavi (klikne) na gornju mrežu prozora i pritisne dugme Ufajl, pri čemu se izvozi sadržaj gornjeg dela prozora (ako je postavljen neki filter, izvoze se samo filtrirani zapisi), odnosno klikne na donji deo prozora i izvoze se stavke izabranog maloprodajnog dokumenta.


 

2.4.8.
Dugme preuzmi

Još jedna funkcija koja ne funkcioniše samostalno u delu programa za maloprodaju Kasa, ali u kombinaciji sa standard programom za maloprodaju, u kojem se mogu napraviti dokumenti koji bi se preuzimali, ima upotrebnu vrednost i u programu za maloprodaju KASA. U ovom kontekstu služi za preuzimanje napravljenih profaktura (u standard programu za maloprodaju) u gotovinske račune. Klikom na to dugme, dobija se prozor sa spiskom napravljenih, a još nepreuzetih profaktura:


 
Pozicioniranjem na željenu profakturu i klikom na dugme preuzmi ili Enter, formira se prvi sledeći broj paragona, prenose stavke sa profakture, a dalje se štampa fiskalni kao i kod redovnog unosa:

2.4.9.
Dugme nivelacija

Ovo dugme ima primenu kod većine dokumenata iz Standard programa za maloprodaju, pre svega kalkulacija, povratnica, otpisa i slično, ali takođe može imati upotrebu i kod prodaje, tj paragona, ako je dozvoljena promena cena (videti poglavlje podešavanje dokumenata) ili se radi sa popustima i lojaliti programima gde se roba prodaje po drugoj ceni od kalkulisane. Pritiskom na to dugme program za maloprodaju sam generiše nivelaciju robe prodate po drugoj ceni od kalkulisane, prikazuje je i u produžetku daje mogućnost štampe nivelacije. Ako se odigra neki od gore navedenih slučajeva, ta nivelacija je obavezan dokument i mora stajati uz maloprodajnu kalkulaciju i kepu knjigu. Kao i sve ostalo klik na dugme se odnosi na selektovani dokument. Izgled nivelacije za selektovani maloprodajni dokument koji ima tri stavke:


 
A nivelacija ima takođe tri stavke jer su sve tri prodate sa popustom na kalkulisane cene. U slučaju da neke stavke nisu prodate po drugim cenama, nivelacija bi pokazala samo stavke koje su nivelisane, tj prodate po drugim cenama ovo je klasična maloprodajna nivelacija sa nivelacijom cene, marže i pdv-a.


 

2.5.
Ostale funkcije kontekst menija

Kontekst meni (desni klik) na dokumentu ima preko 30 funkcija, od kojih većina nije potrebna za rad na ovom nivou, odnosno za osnovni program za maloprodaju, ali za napredne korisnike omogućavaju čitav niz korisnih stvari: kloniranje celih dokumenata, razne izbore štampi, kartice artikala i kupaca, kartone lojaliti kupaca sa njihovim navikama pri kupovini i vrednostima kupljene robe, dinamike prometa maloprodajnih artikala, unošenje zaduženja i plaćanja kupaca kojima se daje roba na odloženo i praćenje stanja takvih kupaca.... Nije neophodno za funkcionalan rad, ali otvara velike mogućnosti za one kojima je potrebna takva vrsta unosa i analiza i izveštaja i tih unosa, odnosno unetih podataka i izračunatih podataka.

 3. Baze i rad sa bazama

3.1 Definisanje baza

Za rad sa programom za maloprodaju je omogućena konekcija sa čitavim nizom baza (preko trideset), koje su korisnički dostupne i predviđene za definisanje i punjenje po potrebi svakog korisnika, odnosno delatnosti. Najbitnije baze, odnosno baze koje se najviše koriste su baza artikala, odnosno u kombinaciji sa unetim dokumentima koji definišu promene nad tom bazom, maloprodajni lager artikala, kao i baza partnera (kupaca i dobavljača). U sledećem delu će biti objašnjen rad sa bazom artikala, kao najbitnijom i najčešće korištenom, ali savladavanjem rada sa tom bazom, korisnik stiče znanje za rad sa SVIM ostalim bazama u programu za maloprodaju.

3.1.1 Izgled prozora baze

Do same baze odnosno prozora koji prikazuje sadržaj baze se može doći na više načina. Na glavnom ekranu programa za maloprodaju, kao drugo dugme, posle dugmeta prodaja koje je obrađeno u prethodnom delu se nalazi dugme „Artikli“ koje vodi do baze artikala, ali se do te iste baze, odnosno prozora može doći i u toku rada, tj prodaje ili nabavke, kada treba odabrati neki artikal iz baze što je bio slučaj u prethodno objašnjenom delu prodaja po nazivu artikla. U svakom slučaju, prozor koji se dobija izgleda otprilike  ovako:


 
Prozor ima niz elemenata koji imaju svoje funkcije, većinom unificirane za sve baze, uz izuzetke koji se tiču samo određnih baza. Sam izgled i veličina prozora, font i boja teksta, broj, redosled i veličine kolona podataka, kao i funkcije koje se mogu izvršiti su veoma fleksibilni (otuda malopređašnje „otprilike ovako“), i podesivi od strane korisnika, što će biti objašnjeno u delu podešavanje prozora baza, dok se inicijalno pojavljuju onako kako su prilagođeni od strane distributera programa za maloprodaju, na osnovu razumevanja potrebe korisnika i vrste delatnosti koju korisnik obavlja.

3.2. Elementi prozora baze i njihova upotreba

3.2.1. Pregled podataka, slaganje i pretraga podataka baze

Osnovni element prozora baze je mreža podataka, koja zauzima najveći deo prozora i u kojoj su zapravo prikazani podaci, odnosno sama baza. Mreža je izdeljena u kolone, u ovom primeru šifra (artikla), naziv, jedinca mere, količina (na lageru), nabavna cena, kalkulisana maloprodajna cena, EAN (barkod), dok se iza desne ivice nalaze ostale kolone koje nisu vidljive zbog veličine prozora. Promenom veličine prozora ili pritiskanjem tastera -> (strelica udesno na tastaturi) moguće je videti i ostale kolone, kao na slici dole. Takođe promenom redosleda kolona, kao i izborom željenih kolona za prikaz (podešavanje baza) moguće je definisati sasvim drugačiji sadržaj mreže podataka. Drugi element mreže podataka su redovi. Svaki red (u slučaju baze maloprodajnih artikala-ove baze), predstavlja jedan artikal, dok kolone tog reda predstavljaju podatke koji se nalaze u zaglavlju, tj nazivu kolone (šifra, naziv,jm, količina....). Kao i u svim ostalim elementima programa, ključna stvar za rad je FOKUS, odnosno markiranje određenog reda, tj zapisa. SVE  operacije i funkcije (osim masovnih) se odnose na MARKIRAN (zacrnjen) zapis, odnosno red mreže podataka, tj baze.


 

Kao što je spomenuto, kolone mreže podataka imaju svoje nazive (šifra, naziv, jm, količina) i osim što govore šta koji podatak predstavlja, služe i za sortiranje podataka i određivanje kolone za pretragu. U gornjem prozoru je spisak artikala složen po nazivu, po rastućem redosledu (a-z), i istovremeno je predviđena pretraga po istoj koloni-naziv. Sve to piše u drugom elementu prozora, statusnoj plavoj liniji na vrhu prozora, gde se nalazi ime baze, broj zapisa u bazi, i kolona slaganja i pretrage. Jednostavnim klikom mišem na ime kolone, moguće je promeniti kolonu po kojoj se vrši slaganje i pretraga. Na primer, klikom na vrh (zaglavlje) kolone šifra, pretraga i slaganje je po šifri:

 
Jednim klikom se dobija slaganje po rastućem redosledu, a još jednim klikom na isto mesto, slaganje po opadajućem redosledu:

 
Sve ovo je pogodno za brži pregled i pretragu podataka, ali nije esencijalno za rad sa programom za maloprodaju, već predstavlja jednu od mnogobrojnih pogodnosti u radu.
Između statusne linije i mreže podataka se nalaze još neki elementi pogodnosti. Recimo ček polje („kukica“), Sa količinom. Njenim uključivanjem u bazi se prikazuju SAMO artikli koji imaju količinu (njih 763), odnosno isključivanjem se prikazuju SVI artikli (njih 3026):


 
Takođe „kukica“ Izdvoj definiše način pretrage baze. Ako je isključena, kucanjem neke reči (na tastaturi), program za maloprodaju će naći PRVI artikal koji zadovoljava kriterijum:


 
Dok će kucanjem iste reči sa uključenom „kukicom“ IZDVOJITI SAMO zapise koji zadovoljavaju kriterijum:


 
Može se primetiti da je kucanjem na tastaturi popunjeno tekstualno polje u gornjem desnom uglu. To polje služi za unos pretrage. Nema potrebe da se mišem klikne na njega pre kucanja. Dovoljno je kucati željenu reč (ili šifru, ili bilo koje drugo izabrano polje) na tastaturi. Program za maloprodaju sam smešta unete znakove u to polje.
VAŽNO: Ako je potrebna ponovna pretraga, dovoljno je pritisnuti dugme „backspace“ na tastaturi koje se nalazi u gornjem desnom uglu alfanumeričke tastature i obeleženo je sa „backspace“ ili znakom , i program će ISPRAZNITI polje za pretragu, VRATITI sve zapise u prozor i čekati novi niz znakova za pretragu, dok će kursor treptati u sada žutom i uvećanom polju za pretragu:

3.2.2. Rad sa desnim tasterom prozora baze

U CELOM programu za maloprodaju, na SVIM prozorima, dostupan je kontekst meni koji se poziva desnim klikom miša. Meni je u potpunosti zavistan od samog prozora, baze koju prikazuje i konteksta u kojem se koristi, tako da sadržaj menija varira od situacije do situacije i nudi funkcije koje su moguće ili potrebne za taj prozor u toj situaciji. Deo funkcija je ponavljanje funkcija sa dugmića i ostalih elemenata, a ostatak  je čitav niz operacija izvodljivih samo iz tog menija. Gde god postoji opcija podešavanja, prvi meni je F1 podešavanje.

3.2.3. Rad sa dugmićima prozora baze

Kao poslednji element prozora baze, na dnu prozora su dugmići za razne operacije i funkcije. Broj i raspored dugmića zavisi od baze koja se koristi, ali većina su univerzalni: izbor zapisa, dodavanje zapisa, kloniranje zapisa, promena zapisa, brisanje zapisa..... Svako dugme ima naziv, a ostavljanje kursora miša na njemu duže od sekunde izaziva pojavu „balončića“ sa dužim opisom funkcije dugmeta (važi u svim prozorima i na svim dugmićima u celom programu za maloprodaju), dok se u task baru (na dnu prozora programa), stalno smenjuju uputstva za upotrebu bilo kojeg elementa koji ima fokus, između ostalog i dugmića.
Posmatranjem dugmića, vidi se da su nazivi ispisani tako da je uvek neko slovo PODVUČENO. To je još jedna od konvencija windows® operativnog sistema. (sve su objašnjene u delu konvencije i u predgovoru uputstva).
Za potrebe ovog dela, ponavljamo: Na dugme se može kliknuti mišem (najsporiji način), pritisnuti istovremeno na tastaturi ALT i podvučeno slovo, što ima isti efekat kao i klik mišem ili koristiti INSERT umesto klik na dugme dodaj, ESC umesto  klik na dugme kraj, ENTER umesto klik na dugme izaberi, ako je dostupno ili kartica, ako izaberi nije dostupno, a kartica ima fokus. Takođe, dupli klik mišem na neki zapis ima isti efekat kao klik na dugme promeni.

3.3. Ažuriranje baze

3.3.1. Dodavanje novog zapisa u bazu

Dodavanje novog zapisa u bazu se postiže dugmetom dodaj, alt+d ili INSERT (što je najbrže i najlakše). Pojavljuje se prozor za popunjavanje polja baze (ovde artikala maloprodaje).
Prozor se pojavljuje sa SVIM poljima koja baza poseduje, što je različito od baze do baze i uobičajeno je daleko više od inicijalnih potreba korisnika, ali savladavanjem naprednih funkcija programa, korisnik može (a i ne mora) steći znanja i pre svega želje za zadovoljavanjem dodatnih potreba koje program za maloprodaju može da ispuni u korištenju punog potencijala. U delu podešavanja, takođe je opisano kako se definišu unosi u predefinisana polja, da bi se izbegao monoton unos uvek istih podataka, za sve zapise. Kod artikala je to recimo poreska stopa i jedinica mere. Distributer u dogovoru sa korisnikom može uneti (a korisnik to menjati po potrebi) najčešću poresku stopu i najčešću jedinicu mere, i time maksimalno ubrzati unos odnosno definisanje artikla.
Prozor za unos novog zapisa u bazu artikala prikazan sa celim programom za maloprodaju, gde se vidi pomoć u task baru, kao i mogućnost pozicioniranja pojedinačnih prozora u bilo kojem delu ekrana:

 

Odnosno sam prozor za unos:


 
U ovoj sitaciji je isključena automatska dodela šifre (crveni tekst „auto“ u gornjem levom uglu)
Ili sa uključenom automatskom dodelom šifre:


 
Pošto je šifra automatski dodeljena (uključivanjem „kukice“ auto, program ostaje u tom režimu, sve do isključivanja te „kukice“, što znači da će i svaki sledeći artikal dobijati šifru automatski, kao poslednju unetu, plus jedan), I u podešavanju je predefinisana stopa poreza i jedinica mere, pa su sva ta polja već popunjena, kursor trepće u polju NAZIV i čeka unos naziva novog artikla. Unosom naziva će biti zadovoljen NAJOSNOVNIJI kriterijum za definisanje artikla (šifra, naziv, jm, porez), i artikal se može upisati, bilo klikom na dugme upiši, bilo sa alt+U ili najjednostavnije, pritiskom na ENTER.
Recimo, u polje naziv unesemo ime artikla „Novootvoreni artikal radi probe“ i pritisnemo ENTER. Ovaj prozor će se zatvoriti, i u prozoru ispod, spisku-bazi artrikala pojaviti taj novi artikal, sa fokusom na sebi (biće „zacrnjen“), odnosno spreman za dalji rad sa njime:


 
Od upisa je naravno moguće i odustati. Bilo pritiskom na dugme odustani ili ESC, program za maloprodaju dobija komandu za odustajanje. Kao i sve ostale rizične operacije, izvršiće je tek posle pozitivnog odgovora na pitanje „Da li sigurno.....“

Ova sigurnosna mera postoji da bi se izbegla situacija da posle popunjavanja niza polja (pa čak i samo jednog-naziv), slučajnim klikom dođe do birisanja, odnosno gubitka unetih podataka.

U slučaju da je ovo dovoljno vezano za otvaranje novog artikla, preskočiti sledećih 4 strane i odmah ići na stranu 37, poglavlje 3.3.2. Kloniranje zapisa u bazu.
U slučaju da je korisnik zainteresovan za dodatne mogućnosti ostalih polja baze, u sledeće četiri strane je u najkraćem objašnjeno korištenje najznačajnijih polja i procedure za unos pomoćnih baza

Naravno, artikal nema ni količinu ni cenu, pa ni barkod jer je iskorišten najkraći put za unos: U realnijem scenariju je moguće uneti više podataka, odnosno popuniti ili promeniti neka polja:
Dodajemo novi artikal: „Novootvoreni artikal radi probe u litrama“. Šifra je dodeljena automatski, ukucali smo naziv, ali želimo da promenimo jedinicu mere iz KOM u LIT. Prvo je potrebno da se pozicioniramo na polje JM. To možemo uraditi klikom mišem na to polje (sporo) ili pritiskom na dugme TAB na tastaturi što je windows® konvencija za sledeće polje ili NAJBRŽE, strelicom nadole na tastaturi. Da uopšte nije predefinisana jedinica mere, pozicioniranje na polje JM bi automatski iskočio prozor sa mogućim jedinicama mere. Ako je to polje popunjeno, samo treba pogledati u task bar gde se nalazi pomoć koja kaže „Insert za izbor iz baze, DEL za brisanje, Tab za sledeće polje, Enter za upis, ESC za odustajanje....“
Znači pritiskom na INSERT (ili dupli klik mišem) dok smo na polju JM, dobijamo bazu jedinica mere iz koje možemo izabrati drugu jedinicu mere iz ponuđenog spiska, ili ako željena jedinica mere ne postoji u bazi prvo je dodati u tu bazu (jedinica mere), gde jednom uneta ostaje (kao i u svakoj bazi), pa je onda izabrati za ubacivanje u artikal... U slici:


 
Pomeranjem strelicom gore, dole izaberemo željenu jedinicu mere (ili INSERT-om) dodamo novu. Pošto trenutno nema jedinice mere LIT, još jedan INSERT (sad se odnosi na bazu jedinica mere) će nam dati formu za unos nove jedinice mere, gde ćemo uneti LIT Litar...:


 
, Enterom ga ubaciti u bazu jedinica mere


 
, a sledećim Enterom sa baze-spiska jedinica mere gde se upravo pojavio ubaciti u prozor za pravljenje novog artikla.


 
Posle toga, sa strelicom nadole (Ili TAB-om, ili klikom mišem), silazimo na polje EAN, gde unosimo barkod (bilo kucanjem sa tastature, blo očitavanjem barkod čitačem).
Posle toga, silazimo na polje grupa1 gde automatski iskače baza sa grupama artikala iz koje biramo željenu grupu, ili kao u primeru jedinica mere INSERT-om dodajemo novu grupu, ako je nemamo unetu, pa ENTER-om je unosimo u definiciju artikla. Dalje možemo nastaviti do sledeće grupe2, gde ponavljamo proceduru i dodeljujemo podgrupu artikla.... Na taj način je moguće popuniti sva potrebna polja za definisanje artikla. Koja su to polja zavisi od delatnosti korisnika i njegove želje ili potrebe da što detaljnije opiše artikal. Što je artikal detaljnije opisan, to je kasnije u analizama i pregledima moguće dobiti više podataka, ali za osnovni rad sa ovim tipom programa za maloprodaju je bilo dovoljno zadovoljiti se sa obavezna četiri polja: šifra, naziv, jm i porez:


 
Izgled unetog maloprodajnog artikla u spisku-bazi artikala


 
Osim navedenih polja, relativno čestu upotrebu imaju još neka, i kratko će biti objašnjena njihova upotrebna vrednost:
Grupe i podgrupe daju mogućnost analiziranja prodaje. U ovom slučaju je moguće, ako se te grupe dodele artiklima utvrditi koliko od prometa u nekom periodu dolazi od recimo, prehrane, novina, cigareta, hemije.... Zavisi od korisnikove želje i korisnikovih definisanja samih grupa i podgrupa
cenovnikcena: Može se koristiti kao cena na artiklima koji nemaju nabavku i time formiranu maloprodajnu cenu, ili za upoređenje cene koja je ostvarene i cene koja je trebala biti na osnovu cenovnika proizvođača-dobavljača
Katalog: Kataloška oznaka dobavljača-proizvođača. Dok se u bazi artikala šifra artikla korisnika koristi bilo kao automatski, bilo kao ručno dodeljena, ali ipak što jednostavnija, između ostalog i zbog ograničenja fiskalnog uređaja, u polje katalog se može upisati puna šifra proizvođača, što olakšava naručivanje i komunikaciju sa dobavljačem.
MIN: minimalna željena količina na lageru. Jedan od pregleda je spisak artikala čiji lager je manji od željene minimalne količine. Funkcioniše naravno samo ako je uneta minimalna željena količina.
Pozicija: Lokacija artikla. Za veće objekte, radi lakšeg pronalaženja artikla
Akcija: stavljanje artikla na spisak akcijskih artikala
Rabat: definisanje popusta na određeni artikal u uslovima koji se definišu po željenom kriterijumu
Opis: detaljan opis artikla, naročito tamo gde je polje naziv ograničeno fiskalnim uređajem, opis može radniku u maloprodaji dati puno više informacija o proizvodu, koje može preneti kupcu....


 

3.3.2. Kloniranje zapisa u bazu

Često se dešava da je potrebno uneti veći broj veoma sličnih artikala, koji se razlikuju samo po delu naziva, recimo težini. Na primer imamo artikal „Bambi crna cokolada 90g“ i „Bambi crna cokolada 30g“ i treba da unesemo i „Bambi crna cokolada 45g“. Naravno uvek se može ići redovnim putem: Dodaj i popuniti potrebna polja. Ako se unosi više polja koja se ponavljaju, kao grupe i podgrupe, pa čak i ako se unosi samo naziv, lakši put je kloniranje. Treba se prvo u bazi artikala pozicionirati na najsličniji artikal onome koji se želi uneti:

 

A potom pritisnuti dugme kloniraj ili alt+l
Progam za maloprodaju počinje proceduru dodavanja novog artikla, ali u prozor za novi artikal upisuje sve podatke izabranog artikla, osim šifre: ako je uključena automatska dodela šifre, dodeljuje prvu slobodnu, a ako nije, ostavlja prazno polje za ručni unos šifre. Dobijamo prozor:


 
Sada je samo potrebno umesto 90g, upisati 45g (eventualno uneti drugi barkod ako se koristi) i pritisnuti enter. Dobijamo novi artikal pored orginalnog

 

3.3.3. Promena odabranog zapisa u bazi

Povremeno se pojavi potreba za promenom nekih parametara artikla. Dugme promeni, alt+p, funkcijski taster F5 ili dupli klik na odabrani artikal će podići prozor za promenu. Taj prozor je potpuno isti kao i prozor za kloniranje, odnosno dodavanje artikla, jedino je već popunjen podacima tog artikla i omogućava izmenu svih podataka OSIM ŠIFRE. Šifra je jedinstvena i nije je moguće menjati. Po izmeni željenih podataka, pritisnuti enter ili upiši. Naravno, kao i u slučaju otvaranja novog artikla ili kloniranja, moguće je i odustati uz potvrdu, čime zapis ostaje u stanju u kojem je bio:

 

3.3.4. Promena EAN-barkoda odabranog zapisa u bazi

Polje EAN, odnosno barkod se može promeniti kao i svako drugo polje u redovnoj proceduri promene, ali zbog relativno česte potrebe da se to polje promeni, ili unese barkod ako nije unet prilikom otvaranja artikla, kao i potrebe da se za jedan artikal veže više barkodova, posebno u maloprodaji, postoji posebna procedura za unos-promenu-dodavanje barkoda:
Potrebno je kao i za sve ostale funkcije pozicionirati se (zacrniti) željeni artikal


 
Potom pritisnuti dugme Control (Ctrl) na donjem levom uglu tastature

Pojavljuje se mali prozorčić u kojem se nalazi trenutni barkod izabranog artikla (ako ga ima)
Pošto je barkod plav, markiran, kucanje preko njega briše postojeći i unosi novi. To se može uraditi preko tastature, unosom brojeva, pa potvrditi enterom ili klikom na na zelenu disketu, ili samim barkod čitačem, koji će učtati novi barkod preko postojećeg i kao poslednji znak poslati enter, tj, znak za upis.
Osim unosa barkoda gde ga nema i zamene potojećeg novim, postoji mogućnost dodele još jednog (ili više barkodova) istom artiklu. To je potrebno naročito kod uvoznih artikala gde isti artikal proizveden u dve različite zemlje ima drugačiji barkod (obično se razlikuje samo u prvom broju).
Za tu proceduru je potrebno pritisnuti INSERT na ovom malom prozorčiću ili kliknuti na dugmence ispred barkoda, što je znak da korisnik želi da dodeli JOŠ jedan barkod artiklu.
Posle toga se prozor prikazuje sa praznim mestom za upis:


 
dalje se radi isto kao i kod zamene. Unosi se barkod sa tastature ili očitava čitačem. U oba slučaja, upisom, maloprodjni artikal ima dva ili više barkodova, i prilikom prodaje, program nalazi ovaj artikal, bez obzira koji od tih dva (ili više) barkodova se očita skenerom.
Kod pregleda artikala, artikli sa više barkodova izgledaju kao na sledećoj slici, i moguće je birati koji barkod je primarni, odnosno koji se vidi u spisku:

 

Takođe je i u ovoj formi moguće dodati još bakodova, pritiskom na INSERT, se pojavljuje sledeća situacija, odnosno prozor za unos još jednog barkoda:


 
3.3.5. Brisanje odabranog zapisa u bazi

Brisanje zapisa je moguće ako nad zapisom nisu vršene nikakve promene, odnosno ako nema količinu. Brisanje zapisa koji je imao promene bi narušilo integritet podataka i nije dozvoljeno. Na spisku artikala, dugme za brisanje je dostupno ili nije dostupno u zavisnosti od ovog kriterijuma:
Zapis koji nije dozvoljeno brisati:


 
Zapis koji jeste dozvoljeno brisati:


 
Pritiskom na dugme obrisi ili alt+B ili DEL će započeti procedura brisanja koja traži potvrdu:

 

Ako korisnik potvrdi, zapis će biti obrisan, ako ne potvrdi, zapis neće biti obrisan
3.3.6. Filtriranje zapisa u bazi

Često se pojavljuje potreba,  naročito kod većih baza za filtriranjem zapisa, odnosno izdvajanjem seta zapisa po određenom kriterijumu. Funkcijski taster F4 ili dugme Filter, pokreću ovu funkciju:

 

Pojavljuje se prozor koji sadrži osam prvih polja iz baze, sa time da je u svakom padajućem meniju (svih osam) izlistan spisak SVIH polja u bazi, tako da nije neophodno koristiti polje koje se inicijalno pojavljuje, već klikom na strelicu pored njega, iz padajućeg menija je moguće izabrati bilo koje polje iz baze. To važi za svih osam polja po vertikali.

Po izboru željenog polja po kojem se vrši pretraga, pored njega se nalazi polje za matematički operater (kao, veće, manje, jednako....) koji opisuje način upoređenja polja, i takođe se bira iz padajućeg menija:

Po izboru operatera, u sledeće, krajnje desno polje se ubacuje kriterijum pretrage, ili se pritiskom na dugme „tri tačke“ bira iz spiska mogućih odgovora.

Suština ovog alata je kombinovana pretraga po više polja i kriterijuma. Recimo, kao primer, iz baze od 3200 artikala želimo da izdvojimo (filtriramo) zapise koji imaju u svom nazivu „sir“, a spadaju u grupu „mlečni proizvodi“ i cena im je veća od 150 dinara. Filter bi postavili ovako:

 

Na vrhu prozora, u plavom status baru je program već našao odgovor „5 zapisa koji odgovaraju kriterijumu“, a pritiskom na ENTER ili klikom na dugme prosledi, bi prosledili filter bazi, i u prozoru baze bi se pojavili SAMO filtrirani, odnosno izdvojeni zapisi:

 

Na ovaj način se bilo koja baza, ne (samo artikli) ili bilo koji izveštaj, ili bilo koja analiza prodaje i poslovanja može filtrirati, odnosno izdvojiti željeni set zapisa kombinovanjem ukupno do osam „pitanja“ od kojih svako sadrži polje, način pretrage tog polja i željeni sadržaj tog polja. U tih osam polja ulaze SVA polja u željenoj bazi, ne obavezno po redoledu po kojem su inače prikazana, i sam filter se prilagođava svakoj bazi (izveštaju, analizi) i prikazuje polja tačno te baze.


3.3.7. Slanje baze u fajl, odnosno izvoz u drugi format

Pritiskom na dugme „U fajl“ se vrši izvoz IZABRANOG SETA PODATAKA u željeni format. Ako je kao u prethodnom slučaju prethodno izvršeno filtriranje baze, izvoz će obuhvatiti samo filtrirane, izabrane zapise, a ako nije bilo filtriranja, izvozi se cela baza, tj. svi zapisi:

  

Pojavljuje se prozor za izbor lokacije za izvoz, davanje imena fajlu koji će se kreirati i formata dobijenog fajla. Takođe se klikom na tab napredno mogu birati polja baze koja se izvoze:

 

I pritiskom na dugme spasi, baza ili izabrani zapisi iz baze se prebacuju u željeni fajl.

3.3.8. Štampa baze

Pritiskom na dume štampaj, u zavisnosti od same baze ili izveštaja, štampa se neki izveštaj. U ovom slučaju, gde se radi sa bazom artikala, odnosno maloprodajnim lagerom, štampa se lager lista. Kao i kod izvoza, moguće je štampati celu bazu ili samo prethodno filtrirane zapise

Format izveštaja zavisi od same baze, odnosno analize, a još se može dodatno birati u podešavanju baze font štampe, veličina fonta, kolone koje se štampaju, nekoliko estetski ili funcionalno različitih izgleda istog izveštaja, ime izveštaja i slično.

3.3.8.1. Štampa baze u formi popisne liste

Samo kao ilustracija jedne od niza dodatnih funkcija koje postoje u kontekst „desnom meniju“, programa za maloprodaju prikazana je štampa lager liste kao popisne liste:

  

Gde svaka strana ima međuzbir i mesto za potpis popisne komisije:

3.4.Izveštaji baze

Izveštaji su generalno prikaz unetih podataka složeni po predefinisanom redu, radi lakšeg sagledavanja nekih procesa i delova poslovanja. U ovom programu postoji čitav niz izveštaja, od kartica, analiza, knjiga, lagera i slično. U vezi rada sa bazom (ovde artikala), biće prikazan izveštaj: kartica artikla koji spada pod poglavlje rada sa bazom, i još nekoliko izveštaja direktno vezani za baze, dok su ostali izveštaji u poglavlju analize.

3.4.1. Kartica artikla

Kartica artikla se dobija, kao i sve druge funkcije, prvo selektovanjem, markiranjem („zacrnjivanjem“) željenog zapisa-ovde maloprodajnog artikla, a potom pritiskom na dugme kartica ili funkcijskim tasterom F2. Time se formira izveštaj koji prikazuje sve promene na izabranom artiklu. Slično bi bilo i u recimo bazi partnera, gde bi se dobio izveštaj odnosno kartica partnera, sa svim promenama koje su se odigrale na tom partneru (broj, datum, iznos dokumenta, saldo posle svake promene... itd)
Prethodni pasus samo opisno govori o kartici partnera, koja NIJE ovde prikazana. Dalji tekst se bavi bazom artikala i izveštajima artikala, odnosno u ovom slučaju karticom artikla. Sama kartica ima polja koje opisuju promene nad odabranim artiklom. Svaka promena čini jedan red, dok kolone sa imenima na vrhu govore o tačno određenoj operaciji nad artiklom: broj dokumenta promene, datum dokumenta, da li je u pitanju ulaz ili izlaz i koja količina, nabavna i prodajna cena, dat rabat, komintent koji je odgovoran za promenu (kupac, dobavljač), vrednost, ostvarena marža i čitav niz dodatnih podataka iza desne ivice prozora, uključujući devizne vrednosti promena (ako je unošen kurs, koji se unosi u standard delu programa za maloprodaju). Sam izgled izveštaja, od veličine i pozicije prozora, širine i rasporeda kolona, fonta, boje do načina štampe se može prilagođavati podešavanjem prozora baze i prozora kartice.
Pre pojave kartice, „iskače“ prozor za unos datuma, odnosno izbor željenog perioda kartice:


 
A potvrdom datuma i sama kartica, odnosno dnevnik artikla maloprodaje

 

Kartica će biti detaljnije objašnjena u poglavlju izveštaji, a ovde samo nekoliko napomena: kao i svaki prozor, i kartica ima svoje elemente, mrežu podataka, dugmiće, tabove (na vrhu), što svako za sebe ima određenu funkciju, dok se u mreži podataka te funkcije prikazuju i izvršavaju.
Inicijalno, bez ikakvih dodatnih intervencija, kartica pokazuje glavnu funkciju, spisak promena nad izabranim artiklom, sa svim podacima potrebnim za osnovno sagledavanje samog artikla, što je sumirano na dnu boldovanim poljima: ukupan broj ulaza, uklupan broj izlaza, ukupna nabavna vrednost kupljenih artikala, ukupna maloprodajna vrednost prodatih artikala, ukupno ostvarena marža pri tim prodajama.... dok je u pojedinačnim redovima obrađena svaka pojedinačna transakcija, odnosno promena nad izabranim artiklom, sa svim svojim elementima, kao što su broj dokumenta po kojoj je izvršena transakcija, datum transakcije, ulaz i izlaz artikla, saldo na stanju po izvršenoj transakciji, nabavna i prodajna cena pri transakciji, eventualno dat popust, ime kupca,... i čitav niz dodatnih polja iza desne ivice mreže.
Bitna napomena za sve izveštaje: OMOGUĆENO JE UNAKRSNO PREGLEDANJE PODATAKA. To znači, u ovom slučaju, kada korisnik utvrdi po kojem dokumentu je izvršena transakcija, NIJE POTREBNO da zapisuje broj transakcije, pa da izlazi iz kartice, i iz baze, pa ulazi u spisak dokumenata i tamo pregleda, ili štampa sam dokument, već korištenjem desnog tastera, dobija niz opcija, među kojima je i mogućnost pogleda u izabrani dokument, direktno iz izveštaja, a završetkom željene operacije, automatskog povratka na poziciju na kojoj se nalazio pre pogleda:

3.4.2. ostale funkcije IZ kartice artikla

 
Kontekst meni sadrži čitav niz funkcija, koje će u ovom delu uputstva za rad u programu za maloprodaju, -rada sa bazama biti objašnjene samo dve, neke u poglavlju izveštaji, dok neke neće biti obrađene u uputstvu uopšte, ali će korisnik moći sam da ih otkrije i isproba jer prate osnovni koncept rada sa programom za maloprodaju, i savladavanjem opisanih operacija, korisnik stiče dovoljno znanja za korištenje gotovo svih ostalih pogodnosti.

3.4.2.1. Prikaz dokumenta iz izveštaja kartica artikla

Izborom opcije prikaži dokument iz desnog, kontekst menija, dobijamo dokument kojim je izazvana transakcija koja je markirana:
Dalje je sa ovim dokumentom moguće raditi, potpuno jednako, kao da se do njega došlo redovnim putem: kako se ovde radi o kalkulaciji, koja uopšte nije deo ovog dela programa za maloprodaju, ali jeste deo Standard paketa  programa za maloprodaju, kojem pripada i ovaj program za maloprodaju: Kasa, korištenje će biti objašnjeno u tom delu, ali ovde za primer,


 
prikaz recimo štampe dokumenta, što bi i bila najčešća upotreba iz kartice, a onda klikom na dugme izlaz ili ESC, povratak na karticu, tačno na poziciju sa koje smo krenuli:

3.4.2.2. Prikaz dinamike prometa artikla iz izveštaja kartica artikla

Do ovog izveštaja se takođe može doći na više načina, iz više drugih izveštaja ili prozora. U ovom slučaju klikom na opciju „Dinamika prometa artikla“ iz kontekst menija prikazanog na dve ilustracije pre. Izveštaj suštinski prikazuje brzinu prodaje odabranog artikla, odnosno broj dana zadržavanja artikla na lageru, uz ukupne količine, prodaje, marže i čitav niz parametara potrebnih za kvalifikovanje i kvantifikovanje odabranog artikla. Prikaz na ilustraciji dole, uz mogućnost štampe izveštaja na sledećoj ilustraciji: ESC ili dugme kraj za povratak na početnu poziciju:

 

3.4.3. Ostale varijacije izveštaja kartica artikla

U prethodnom poglavlju je opisan najbrži pristup najčešće potrebnom izveštaju baze artikala, kartici artikla trenutne prodavnice maloprodaje. Ipak, ovaj izveštaj ima čitav niz varijacija, koje se koriste u specifičnim uslovima i pristup njima je obezbeđen kroz desni, kontekst meni:
Neke od ovih funkcija će biti opisane detaljno uz grafički prikaz a neke samo opisno.
-Kartica prethodnih godina: podrazumeva unos u podešavanju programa putanja do prethodnih godina. Njenim korištenjem se dobija potpuno isti izveštaj kao i redovna kartica, osim što sadrži sve promene nad odabranim artiklom kroz više godina, bez potrebe da se izlazi iz trenutnog programa i ulazi u programe prethodnih godina radi nalaženje željene transakcije.
 (ako je korisnik uopšte odlučio da otvara godinu za svaku godinu poslovanja. Program za maloprodaju, ako se koristi bez knjigovodstvenih elemenata može da radi u kontinuitetu, bez otvaranja godina, bez ograničenja),
-Kartice rezervacija gde se vide rezervacije, nastale po reversima, profakturama i ostalim „neknjigovodstvenim“ dokumentima, kartica u veleprodaji, za one koji imaju delatnost veleprodaje: veoma zgodna za utvrđivanje stanja i načina nabavke robe van maloprodajnog objekta u kojem program radi, dinamika prometa artikla, objašnjena u prethodnom primeru... I čitav niz drugih funkcija o kojima će kasnije biti reči, ili će njihova upotreba biti shvaćena kroz primere sličnih funkcija.

 

-Kartica po kupcu (prečica funkcijski taster F3) daje karticu artikla, kao i u prethodnom slučaju ali SAMO ZA IZABRANOG KOMINTENTA (predhodno naravno iskače prozor sa spiskom komintenata). Primer razlike klasične kartice odabranog artikla koja prikazuje sve promene nad artiklom (ovde 57)

I kartice samo za odabranog partnera, koja prikazuje promene izabranog artikla, SAMO za izabranog partnera: Desni klik pa kartica po kupcu ili F3, poziva prvo spisak partnera (slika dole), a potom izborom željenog partnera, daje samo karticu izabranog artikla za izabranog partnera, slika ispod te, gde se vide samo izabrane promene nad artiklom, 3 komada , umesto svih 57 u celoj kartici :

 

3.4.4. Stanja artikla u drugim prodavnicama/magacinima (ako postoje)

Ovaj izveštaj je interesantan za korisnike koji imaju više maloprodaja  ili više delatnosti, pa isti artikal može biti korišten i u nekoliko prodavnica maloprodaje, i u veleprodaji, i kao repromaterijal u proizvodnji... Dobija se takođe desnim klikom, pa funkcijom ostali lageri:


 
Nakon toga se dobija sledeći prozor:

 

Gde se vide u redovima brojevi i imena magacina/maloprodaja, a u kolonama stanja u veleprodaji i cena u veleprodaji, stanja i cena u maloprodaji, repro i proizvodnji, kao i ukupno raspoloživa količina artikla. Veoma korisno, prilikom izrade kalkulacije (u standard paketu programa za maloprodaju), radi unificiranja cena, izrada prenosa imeđu poslovnih jedninica maloprodaje i slično. Ispod svake poslovne jedinice se nalazi dugme kartica, čijim pritiskom se dobija kartica izabranog artikla U IZABRANOJ POSLOVNOJ JEDINICI. Bez obzira na to što se korisnik nalazi u programu za maloprodaju „svoje“ poslovne jedinice.

 4. Brzi izveštaji i komande vezani za rad sa fiskalnim uređajem

4.1. Izveštaj o prodaji po grupama artikala, stopama i načinima plaćanja

Ovaj izveštaj je svojevrsni pandan preseku stanja i periodičnom izveštaju fiskalnog uređaja, ali iz evidentiranog prometa u programu za maloprodaju, NE IZ fiskalnog uređaja. Daje štampani obrazac koji za zadati period iskazuje ukupnu prodaju, razvrstanu po načinu plaćanja, poreskim stopama artikala, i ako je zadato i po grupama, odnosno odeljenjima artikala. Takođe sadrži sve ostale elemente zvaničnog formulara o ostvarenom pazaru, kao i obaveštenje o krajnjem roku predaje pazara u banku, i služi kao opravdanje za posedovanje sredstava nepredatog pazara u objektu (naravno najkasnije do krajnjeg roka predaje pazara). Dobija se pritiskom na dugme „Finansijski izveštaj prodaje“, dugme sa ikonicom „plave fiskalne kase“. Po pritisku na dugme, „iskače“ prozor za definisanje datuma. Po standardu, datum koji se nudi je današnji datum, ali korisnik može uneti bilo koji željeni datum ili period, a pritiskom na Enter ili dugme potvrdi izveštaj je spreman za štampu:

 

 

4.2. Izveštaji-komande fiskalnom uređaju

Sledeća tri dugmeta su direktne komande fiskalnom uređaju za izvršavanje funkcije naznačene na dugmetu: štampa preseka stanja, štampa periodičnog izveštaja i štampa dnevnog izveštaja, odnosno zatvaranje dana . Pritiskom na dugme se ne izvršava komanda direktno, već je svaka praćena sa pitanjem „Da li sigurno...“

I tek pritiskom na Enter ili klikom na dugme Da, se šalje komanda fiskalnom uređaju da štampu izvrši, nakon čega sa fiskalnog uređaja izlazi traka sa zadatim izveštajem.


4.3 Komanda za zatvaranje započetog a nezavršenog računa

Dugme „Zatvaranje započetog računa“ je sigurnosna mera u slučaju nepravilnosti u radu sa fiskalnim uređajem. U normalnom radu korisnik verovatno nikada neće imati potrebu za tom funkcijom, ali ipak postoji radi otklanjanja potencijalnih problema koji bi u teoriji mogli da zaustave rad fiskalnog uređaja.
Neki od uređaja na tržištu tu komandu imaju ugrađenu u svoj drajver, odnosno upravljački program koji služi kao medijator između ovog programa za maloprodaju i fisklanog uređaja, a neki to nemaju. Čak i oni koji to imaju, zahtevaju određeno znanje korisnika za upotrebu, uz mogućnost proizvodnje neke druge greške nepravilnom upotrebom. Gotovo svi uređaji novije generacije su sposobni da većinu situacija u kojma bi ovo dugme bilo potrebno reše sami, za razliku od starijih uređaja koje bi čitav niz događaja mogao blokirati.
    Neke od situacija koje mogu izazvati blokiranje uređaja:
Nestanak struje u toku štampe isečka, nestanak trake u toku štampe isečka, mehanički kvar (zaglavljivanje) u toku štampe isečka, prekid u kablu, tj komunikaciji.... Gotovo svi događaji ovog tipa kod novijih fisklanih uređaja su rešeni tako da otklanjanjem uzroka, uređaj nastavlja sam štampu od mesta gde je stao. Kod starijih uređaja međutim, bilo koji od ovih problema izaziva blokiranje uređaja, i potrebu za intervencijom radi nastavka rada.
    Postoje takođe greške (najčešće greške operatera) koje mogu zaustaviti kako nove, tako i stare uređaje, i za nastavak rada je NEOPHODNA intervencija. Te greške su recimo:
    Slanje uređaju artikla sa nevažećom stopom. To je moguće napraviti ako je onaj ko definiše artikle u programu za maloprodaju dodelio proizvoljnu nepostojeću stopu artiklu, a potom pokušao da takav artikal proda. Kod nekih tipova fiskalnih uređaja (zavisi od proizvođača), slanje artikla istog naziva, a različite šifre od onog koji je već prodat tog dana, takođe će izazvati blokiranje fiskalnog uređaja, važi i obrnuto: ista šifra, a različit naziv, takođe blokira neke tipove uređaja. Takođe, pokušaj plaćanja sa iznosom manjim od iznosa zbira stavki blokira uređaj. Većina ovih situacija je presretnuta od strane programa za maloprodaju ili samog uređaja i urađeno je sve što je moguće da se spreči blokiranje fiskalnog uređaja, ali u nekom posebnom sledu okolnosti ta mogućnost i dalje postoji

    U svakom slučaju, bez obzira na tip i proizvođača fiskalnog uređaja, za pravilan rad, odnosno nepovredivost podataka, što i jeste svrha tih uređaja su neophodni određeni uslovi. Jedan od njih je tačno određen niz radnji prilikom izdavanja fiskalnog računa:
-otvaranje novog računa
-prodaja artikala (eventualan upis novih u memoriju uređaja, ako uređaj zahteva posedovanje spiska)
-unos plaćanja
-zatvaranje računa

Znači, novi račun se ne može započeti bez uspešnog završetka, tj zatvaranja prethodnog računa. Kako iz gore navedenih razloga postoji teorijska mogućnost da se trenutni račun ne zatvori, fiskalni uređaj se blokira, tj nije moguće započeti novi račun.
    Radi otklanjanja te situacije, postavljeno je navedeno dugme. Ono šalje komandu uređaju da zatvori račun sa stavkama koje su ispravne i izvrši plaćanje zbira koji je sračunao sa gotovinskom uplatom i završi račun, da bi time odblokirao uređaj i dao priliku za nastavak rada, odnosno pravljenje novih računa. Pritisak na to dugme u redovnoj situaciji neće izazvati nikakav događaj jer fiskalni uređaj nema nedovršen račun, pa nema ni šta da zatvara. Njegova funkcija je samo u malo verovatnoj situaciji blokiranja uređaja, i služi isključivo za odblokiranje istog, na način koji sam uređaj prihvata, odnosno propisana proizvođačka specifikacija (u skladu sa zakonom koji regiliše tu materiju) zahteva.
Gore opisana funkcija je deo pomoći koju program za maloprodaju pruža korisniku u nameri da ga amnestira od pisanja ručnih paragon blokova i čekanja pomoći servisera fiskalnog uređeja, u slučaju akcidentnog događaja izazvanim višom silom, a ne alat koji ima svakodnevnu upotrebu, jer su kako fiskalni uređaji, tako i sam program za maloprodaju dizajnirani da do takvih situacija uopšte ni ne dođe. Sve ovo gore opisano nema veze sa samim programom za maloprodaju. On bi u svim ovim slučajevima bio sposoban za dalji rad, ali bi zbog blokiranja fisklanog uređaja bila onemogućena štampa fiskalnih isečaka.


 5. Dugme spas

Spašavanje, odnosno bekapovanje podataka je od esencijalne važnosti za nesmetan pouzdan rad. Postoji gotovo neograničen niz situacija u kojima je moguće ostati bez podataka, odnosno minulog rada. Čak i kod korisnika koji koriste samo minimalni deo programa za maloprodaju, odnosno samo za proizvodnju računa, gubitak podataka znači gubitak spiska artikala, barkodova, naziva... Kod korisnika sa ozbiljnijom upotrebom programa za maloprodaju u standard paketu to bi značilo gubitak evidencije prodaje, nabavke, stanja lagera, knjiga... Do gubitka može doći usled kvara računara, operativnog sistema, krađe, oštećenja baza usled strujnih udara, virusa... U svakom slučaju, dobra praksa je što češće bekapovanje podataka, bar jednom dnevno, po izradi dnevnog izveštaja, mada se to može činiti neograničen broj puta u toku dana, posle svakog većeg unosa podataka. Pošto se bekapovanje vrši na sam računar, podaci se ne mogu smatrati potpuno sigurnim ni tada, već je potrebno povremeno (bar jednom nedeljno, ili čak dnevno) uraditi prenos podataka sa računara na neki drugi medij (CD, DVD, flesh memoriju, prenosni disk, ili ako postoji internet konekcija na cloud, poput dropbox ili slično).
    Proizvođač i distributer programa za maloprodaju se ODRIČU SVAKE ODGOVORNOSTI ZA PODATKE korisnika i to po svim osnovama. KORISNIK JE VLASNIK SVOJIH podataka, i za njih snosi odgovornost u svakom pogledu- Od pitanja ispravnosti i zakonitosti unosa podataka do pitanja njihovog čuvanja.
    Iz tog razloga je obezbeđen alat za bekapovanje i spašavanje podataka koji se pokreće navedenim dugmetom Spas. Po pritisku na dugme, pojavljuje se poruka, kroz čije izbore korisnik bira koju od nekoliko funkcija želi da izvrši:

 

Uobičajena radnja bi bila spas, odnosno bekapovanje podataka. Znači treba pritisnuti Da ili Enter. To vodi do sledećeg prozora:

5.1 Bekapovanje-spašavanje podataka

Pritiskom na dugme spasi, započinje procedura bekapovanja podataka na unapred definisanu lokaciju, a po završetku procedure pojavljuje se poruka sa obaveštenjem da je bekap završen i gde su podaci smešteni. Lokacija na koju se vrši spas je „C:/SpasPrenos/“, a potom se kreira folder koji ima ime firme korisnika, datum izražen kao godina, mesec, dan, i generisan broj na osnovu vremena bekapovanja. Na taj način, korisniku je omogućeno da vrši neograničen broj nezavisnih bekakpa CELOG programa za maloprodaju, i da ima „istoriju“ bekapovanja, odnosno po potrebi, može izvršiti vraćanje podataka tačno određenog datuma i vremena.

Pritiskom na Enter ili dugme Dobro, softver se vraća na prethodni prozor, ali je sada dostupno dugme koje inicijalno nije bilo dostupno

5.2. Kompresovanje podataka

Sada je dostupno dugme kompresuj. Nije neophodno pri svakom bekapovanju, ali treba povremeno, naročito u mrežnom radu (ako korisnik radi na više računara), izvršiti kompresovanje odnosno smanjivanje baza, jer to donekle ubrzava rad (opet bitno u mrežnom radu ili kod korisnika sa više hiljada artikala ili više stotina hiljada unetih promena). Pritiskom na dugme kompresuj, softver kompresuje, tj smanjuje baze onoliko koliko je moguće:

 

A po završetku procedure ispisuje poruku da je kompresovanje gotovo:


 
Nakon toga, se sa dugmetom izlaz, može izaći iz prozora, a podaci su bekapovani i kompresovani.
Lokacija na kojem se nalaze je:


 
Odatle se korištenjem bilo kojeg Windows® alata mogu premestiti na sigurniju lokaciju, tj drugi medij (usb memoriju, disk, cd)

5.1.1  Bekapovanje-spašavanje podataka na lokaciju van računara

Ako korisnik nema znanja ili želi da operater bez korištenja nekog  Windows® alata prenese podatke na lokaciju van računara, distributer može ponuditi nekoliko EKSTERNIH programa za direktno kopiranje, bilo na usb memoriju ili prenosni disk, bilo na cloud (ako postoji internet konekcija). Ti eksterni softveri se takođe koriste i u situacijama gde korisnik poseduje više maloprodajnih objekata i potrebu da sinhronizuje, odnosno razmenjuje podatke zmeđu njih, o čemu će biti reči kasnije. Nekoliko najčešće korištenih eksternih softvera za kopiranje podataka, odnosno sinhronizaciju:

 

Važna napomena: Ovi softveri NISU DEO ovog programa za maloprodju, i njihovu eventualnu nabavku u zavisnosti od svojih želja i potreba korisnik zasebno ugovara sa distributerom softvera.

5.3. Kopiranje podataka umesto spašavanja podataka

Uslov za nesmetan spas podataka je da baza sa podacima nije trenutno u upotrebi. Događaj u kojoj je baza u upotrebi je moguć pod raznim okolnostima, a naročito u mrežnom radu. Dok jedan korisnik programa za maloprodaju recimo pravi dokument, drugi može da pokuša da uradi spas podataka. To nije najsretnija situacija jer iako bi 99.99% podataka bilo korektno sačuvano, recimo dokument koji je u radu bi bio sačuvan samo u onom procentu u kojem je završen. Iz tog razloga je idealna situacija da se bekap radi u trenutku kada drugi korisnici nisu u programu. Zbog toga program za maloprodaju pri pokušaju spasa prvo proverava da li je baza slobodna. Ako nije, daje upozorenje. Ipak, u uslovima konstantnog rada nije praktično insistiranje na izlasku svih korisnika iz programa, a još gora opcija je odustajanje od spasa. Iz tog razloga je dodata još jedna funkcija „kopiraj podatke“. Ona suštinski uradi isto što i spas, kopira podatke na istu lokaciju na koju bi to uradio i spas, ali ne insistira na konzistentnosti baze, a time ni ne nudi opciju kompresovanja po završetku kopiranja. U svakom slučaju, za potrebe bekapovanje podataka, obavlja posao savim korektno.
    Rad sa ovom opcijom je veoma sličan kao i sa prethodnom. Po pritisku na dugme spas na glavnom ekranu, ako je baza otvorena, odnosno neko je koristi, pojavljuje se poruka:

Pritiskom na Enter ili dugme dobro, dobijamo sledeći prozor:

Dugme spasi i kompresuj nisu dostupni, tako da korisnik može odustati, pa pokušati kasnije ili pritisnuti dugme kopiraj podatke. Ako se odluči za kopiranje, podaci će biti kopirani, ali posle toga neće biti moguće kompresovanje:

 

Već samo izlaz iz prozora za bekap-kopiranje. Ipak, podaci su kopirani, tj bekapovani na gore navedenu lokaciju.
5.4. Reparacija baza

U slučaju naglog nestanka struje u toku rada, ili strujnog udara, kao i kod značajno oštećenog operativnog sistema koji upravlja podacima, greške na disku ili nekog drugog faktora postoji mogućnost zaključavanja baze sa podacima. Ta verovatnoća je izuzetno mala, na 1000 nestanaka struje može doći do jednog  zaključavanja. Zaključavanje nije isto što i oštećenje. Zaključavanje je odbrambeni mehanizam baze koji sprečava oštećenje, ali takođe i rad sa bazom do otključavanja, atime i rad sa programom za maloprodaju. Oštećena baza se može, a i ne mora moći popraviti (uostalom zbog toga se i radi bekap podataka), dok se zaključana baza uz određenu proceduru (reparaciju) može odključati i nastaviti rad.
    Do procedure za reparaciju baze se dolazi pritiskom na dugme spas na pročetnom ekranu, kada se pojavljuje prozor:

 

Na taj prozor treba kliknuti dugme NE, pa na sledeći prozor

Enter ili dugme Da. Po završetku procedure, pojavljuje se poruka:

 

Posle ovoga, u gotovo svim slučajevima, može se nastaviti sa normalnim radom. U slučaju da ovo nije rešilo problem, može se pokušati popravka baze, za šta ne postoji alat u samom programu, te se treba javiti distributeru programa za maloprodaju, ili  vratiti poslednji ispravni spašeni podaci, i na njih uneti (dodati) ono što je rađeno od poslednjeg spasa do oštećenja. Iz tog razloga je upravo i bitno što češće raditi spas. Što je interval manji, manja je količina podataka koje treba uneti u slučaju vraćanja na poslednji spas, tj restore point.
Sva ova rasprava o spašavanju podataka i oštećenjima baze je preventivna. Program za maloprodaju radi sa veoma žilavim i robustnim tipom baze koji trpi veoma teške uslove rada, ali je bitno da korisnik zna da da je unos,  održavanje i čuvanje podataka, kao i sami podaci njegova odgovornost i njegovo vlasništvo i da mu niko ne može apsolutno garantovati pouzdanost elemenata koji su van uticaja proizvođača i distributera programa, od stabilnosti elektro mreže, ispravnosti hardvera, operativnog sitema do izloženosti virusima ili bilo kojim drugim malicioznim softverima, kao i nestručnom rukovanju od strane operatera.

 6. Sređivanje , indeksiranje i sinhronizacija elemenata baza

6.1. Rekonstukcija-reindeksiranje podataka (dugme rekonstrukcija)

Ova procedura je interesantna samo u specifičnom slučaju rada sa više maloprodajnih objekata, sa centralizovanim nabavkama i prenosima robe iz centrale u pojedinačne maloprodjne objekte, ili u slučaju utvrđenih grešaka operatera, bilo prilikom nabavke, bilo prodaje. U svakom slučaju redovnog rada procedura nije potrebna i ovo poglavlje se može preskočiti i nastaviti čitanje od strane 64 i poglavlja 6.2 Usaglašavanje prodajnih cena

Lager lista artikala koja je obrađena u poglavlju 3 Rad sa bazama je rezultat promena koje nastaju dokumentima: Ulazi robe maloprodajnim kalkulacijama (u standard paketu programa za maloprodaju), izlazi računima (i čitavim nizom drugih izlaznih dokumenata koji su deo standard paketa programa za maloprodaju, kao fakture, otpisi, povratnice itd),nivelacijama... Za svaki artikal, se pozivom kartice može videti redosled promena i njihov krajnji rezultat-ukupan broj ulaza, ukupan broj izlaza, STANJE NALAGERU, nabavne cene po svakoj transakciji i na lageru PROSEČNA NABAVNA CENA, maloprodajne cene i na lageru POSLEDNJA KALKULISANA MALOPRODAJNA CENA. Svi ovi podaci su upisani, kao zbir u tabelu artikala koja je u isto vreme i lager artikala. Ipak u nekim slučajevima je potrebno tu tabelu osvežiti, odnosno reindeksirati. Primer bi bio događaj spomenut u prethodnom poglavlju. Ako bi iz nekog razloga bilo potrebno vratiti sačuvane podatke iz prethodnog perioda, pa naknadno uneti izmene koje nedostaju, ili u slučaju da dođe do kvara fiskalnog uređaja, pa je korisnik primoran da piše ručne paragon blokove, morao bi radi ispravnosti stanja, te prodaje po ručnim paragon blokovima uneti u program naknadno. Takođe, kao najčešća i najbitnija upotreba ove funkcije je rad sa više poslovnih jedinica, gde korisnik u centralnu jedinicu kupuje robu, a onda prenosima (deo standard paketa programa za maloprodaju), raspoređuje robu po maloprodajnim objektima. Drugi način rada sa više maloprodaja je centralizovano pravljenje kalkulacija. U centrali korisnika jedna osoba pravi kalkulacije (u standard delu paketa) za sve maloprodaje, a onda alatima za sinhronizaciju te kalkulacije šalje u pojedinačne maloprodajne objekte. Kako te kalkulacije nisu nastale orginalno u ovom programu za maloprodaju, sinhronizacijom se „udevaju“ u sam program, kao da su urađene u njemu, ali je onda potrebno reindeksirati podatke, i složiti sve po redosledu, tako da se dobija isti efekat kao da je kalkulacija ili prenos rađen u maloprodajnom objektu u kojem radi ovaj program. Naravno da treća (ili prva-osnovna) opcija rada kalkulacija u samoj maloprodajnoj radnji je podrazumevana i ne traži reindeksiranje, ali zahteva postojanje standard paketa maloprodjnog programa u radnji, kao i: ili dodatni umreženi računar na kojem bi se u standard paketu pravile kalkulacije, ili u slučaju samo jednog računara dovoljno vremena između prodaja, za „prelazak“ između prozora za prodaju i prozora za izradu kalkulacije, gde bi se kalkulacija radila u pauzama između prodaja. U svim navedenim slučajevima, gde nije do kraja ispoštovan redosled rada ili su sinhronizacijam spolja ubacivani dokumenti, korisno je odraditi reindeksiranje, koje upravo odrađuje taj zadatak: slaže sve promene po redosledu po kojem su trebale da se dogode, i kao rezultat daje lager listu sa tačnim količinama, prosečnim  nabavnim cenama i poslednjim kalkulisanim cenama. Osim toga ta procedura služi i kao svojevrsna provera: u slučaju da prilikom izrade kalkulacije roba nije smeštene na dobru šifru (dešava se kao greška operatera kod sličnih artikala), ili kod prodaje nije skinuta sa pravog artikla (mnogo ređe, naročiti ako se prodaja vrši po barkodu), rekonstrukcija će osim osnovnog posla, reindeksiranja, i izlistati spisak grešaka, koji se može odštampati ili prebaciti u fajl, a onda na osnovu njega potražiti način kako da se te greške isprave. Rekonstrukcija u zavisnosti od broja artikala i broja promena, kao i brzine računara može trajati od nekoliko sekundi, do nekoliko minuta, i sa prolaskom vremena i unosom većeg broja podataka traje sve duže. Iz tog razloga, ovu proceduru treba pokretati samo onda kada je potrebna, mada samo reindeksiranje nije od štete ni u kojem slučaju, i osim utroška vremena.
Bitna napomena koja stoji i na prozoru (liniji) za reindeksiranje: „Ovu proceduru ne prekidati, a ako se ipak prekine, pustiti je ponovo“ korisnik inače niti nema opciju da je prekine, osim da ugasi računar ili na silu izađe iz programa za maloprodaju, ali radi konzistetntnosti podataka prva stvar koju mora posle toga uraditi je upravo ta procedura-reindeksiranje, tako da je neophodno, ako je pokrenuta pustiti da se završi, bez obzira koliko to trajalo. Iz tog razloga, naročito u maloprodajama sa jednim računarom i nije preporučljivo pokretanje procedure u toku radnog dana, dok traje prodaja, već na kraju dana, kada računar ima nekoliko slobodnih minuta da je završi bez ometanja, odnosno hitne potrebe da se izda račun kupcu koji je u međuvremenu došao na kasu.
Čak i ako je korisnik pritisnuo dugme za rekonstrukciju, dok sama rekonstrukcija ne počne, još može odustati od nje, pošto se prvo pojavljuje prozor za unos datuma početka rekonstrukcije:


 
Koji je obično početak godine, ali se može uneti i bilo koji drugi datum, recimo samo današnji dan. Procedura počinje tek pritiskom na enter ili dugme za potvrdu, a pritiskom na ESC ili dugme za izlaz, neće niti započeti. Ilustracija rekonstrukcije –reindeksiranja kada nema grešaka:

Po završetku se pojavljuje poruka da je rekonstrujcija uspešno završena:

Ako rekonstrukcija nađe neke greške, prozor za rekonstrukciju se „proširi“ i u njemu se počnu izlistavati greške koje su nađene, a po završetku procedure postaju dostupni dugmići sa strane i taj spisak grešaka se može odštampati ili smestiti u fajl, odnosno izaći iz njega:

 

Još jednom: U normalnom radu, bez situacija koje se javljaju samo usled grešaka operatera ili centralizovanog rada sa više maloprodaja gde je potrebno vršiti razmene podataka i sinhronoizacije između više objekata, ova procedura NIJE POTREBNA,  i nije potrebno pokretati je uopšte, mada i ako se pokrene, rezultat reindeksiranja će biti isti lager kao što već jeste, odnosno neće doći ni do kakvih promena.

6.2. Usaglašavanje prodajnih cena sa CENOVNIK CENA (dugme cene)

Ovo je još jedna procedura koja se primenjuje samo u specifičnim uslovima, i ako korisnik ne koristi program za maloprodaju na način koji potpada pod te uslove, može preskočiti ovo poglavlje i preći na  sledeće poglavlje 7. Rad sa reklamacijama.
Specifični uslovi u kojima se koristi ova procedura podrazumevaju DELIMIČNO korištenje programa za maloprodaju KASA. Kako je ovaj program deo Standard paketa za maloprodaju, namenjen samo kasirima, i najosnovnijim operacijama koje oni izvršavaju, kao što je pre svega prodaja, dok se u Standard programu za maloprodaju završavaju ostale, napredne funkcije, kao što su nabavka, povraćaji, otpisi, nivelacije, pregledi knjiga, praćenje stanja kupaca i dobavljača i sve ostalo što je potrebno za potpuno MATERIJALNO vođenje objekta, uz delimične finansijske elemente, sam program već jeste ograničene upotrebe. Ipak korisnik se može odlučiti da program koristi na JOŠ NIŽEM NIVOU, bez standard dela, koristeći ga samo radi prodaje robe, i spiska artikala, eventualno evidencije reklamacija...., dok bi knjigovođi ostavio rad na kalkulacijama, nivelacijama, knjigama i koje bi ovaj dostavljao korisniku u objekat. Iako za ovu vrstu upotrebe postoji program za maloprodaju namenjen posebno za taj način rada „MaloBasic“ koji je umnogome sličan ovome i NIJE deo standard paketa za maloprodaju, odnosno namenjen je za samostalan rad na najnižem nivou, moguće je i ovaj deo standard paketa (program za maloprodaju Kasa) koristiti na taj način.
U tom slučaju, za prodaju artikala, obzirom da u standard delu nisu urađene kalkulacije, i time formirane prodajne cene, nastaje problem jer operater niti vidi cene po kojima treba da prodaje robu, niti se one pojavljuju u prodaji, u polju PCENA, kao što je opisano u poglavlju 2.2 Prodaja, na strani 5-7. Iz tog razloga je omogućeno unošenje cena direktno na artikle, BEZ IZRADE KALKULACIJE u softveru. Odnosno, tačnije, prepisivanje kalkulisanih cena artikala sa KALKULACIJE KOJU PROIZVODI KNJIGOVOĐA i dostavlja u objekat. Ta cena se upisuje u polje CENOVNIKCENA, opisano u poglavlju 3. Rad sa bazama, odnosno 3.3 Ažuriranje baza, na stranama 29-36.
Pritiskom na dugme artikli, te rukom unete cene iz polja CENOVNIKCENA se prenose u polje PCENA, kojem u ovom delu programa za maloprodaju korisnik nema pristupa (jer se to polje puni kalkulisanjem cene u kalkulaciji), a dalje se može vršiti prodaja kako je opisano u odelljku 2.2 Prodaja. Drugi način za postizanje istog efekta je opisan u delu podešavanja, gde se može uključiti opcija da prilikom prodaje, umesto PCENA, biva ponuđena CENOVNIKCENA.
Ipak, ako bi se ovaj način rada koristio na stalnoj osnovi, a ne kao deo procesa postepenog uvođenja programa za maloprodaju (mada ni to nije potrebno, uz predviđenu obuku i uputstvo korisnik bi trebalo da može odmah direktno koristiti sve NEOPHODNE funkcije, dok bi napredne savladavao po potrebi) , i postepene supstitucije rada knjigovođe na materijalnim dokumentima, samostalnim radom korisnika na tim dokumentima (kalkulacije, nivelacije, knjige....), trebalo bi razmisliti o korištenju POJEDNOSTAVLJENE verzije ovog dela programa za maloprodaju –MaloBasic koji je namenjen isključivo takvom radu: Unosu artikala u spisak, prodaji, rudimentalnom vođenju lagera, i direktnom formiranju cena, bez ulaznih dokumenata, dok bi sve ostale elemente vođenja radnje (kalkulacije, nivelacije, knjige) obavljao knjigovođa.

 7. Rad sa reklamacijama i delatnosti servisa (dugme Reklamacije-servis)

Stupanjem na snagu odredbi Zakona o zaštiti potrošača, pojavila se potreba za vođenjem dodatnih evidencija korisnika o prijavljenim reklamacijama, odnosno „nesaobraznostima“, načinu rešavanja istih, rokovima u kojima je to završeno, načinima rešavanja, rokovima i načinima obaveštavanja potrošača.... Bez namere da ulazi u sam Zakon o zaštiti potrošača, ovo uputstvo, i sam program za maloprodaju se koncentrišu na praktične radnje koje korisnik, odnosno operater na programu treba da odradi da bi ispoštovao zakonske zahteve. Pretpostavka je da je korisnik obezbedio lice zaduženo za prijem, mesto za prijem, obaveštenje o mestu i radnom vremenu.... sve ono što sam Zakon propisuje. Ovo poglavlje takođe može biti neinteresantno korisnicima koji rade sa robom koja se u praksi „rešava“ u hodu, male cene, sa ovlaštenjem operatera da je zameni na licu mesta bez ikakve dodatne papirologije. Ipak, po odredbama Zakona, SVAKA maloprodaja koja radi sa potrošačima (fizičkim licima) ima obavezu da spomenute evidencije vodi, bez obzira što reklamacije rešava odmah, dok maloprodaje koje se bave tehničkom robom, naročito skupljom, gde operateri nemaju ovlaštenje, bilo korisnika, bilo proizvođača, dobavljača, uvoznika... da reklamacije rešavaju po „kratkom postupku“, MORAJU voditi pomenute Zakonom propisane evidencije, odnosno ispoštovati Zakonom propisanu proceduru prijema reklamacije, odlučivanja o načinu rešavanja, rokovima i načinu dostave odluke, pa rokovima i načinu rešavanja same reklamacije. Sve ovo se naravno može voditi i „peške“ u za to propisanim knjigama i obrascima, ali ta mogućnost je ponuđena i u programu za maloprodaju, a korisnik u zavisnosti od delatnosti, i frekfencije događaja može odlučiti na koji način će ispoštovati obaveze iz Zakona.

Osim praćenja gore pomenutih obaveznih evidencija, ova funkcija je namenjena i korisnicima koji u sklopu svoje delatnosti imaju delatnost SERVISA,  što je potpuno nezavisno od reklamacija, ali zbog izražene sličnosti u procedurama, smešteno je pod istu funkciju, dok će u u uputstvu biti obraženo zasebno.

Ako se odluči da reklamacije, tj nesaobraznosti vodi i evidentira u softveru, početak procedure je prijem proizvoda od potrošača, koji se započinje klikom na dugme Reklamacije-Servis

7.1. Spisak artikala primljenih po osnovu reklamacije ili delatnosti servisa

Prvi prozor koji se pojavljuje je klasičan prozor baze, poput baze artikala ili baze partnera, sa svim elementima i funkcijama koji su opisani u poglavlju 3.2. Elementi prozora baze i njihova upotreba, uz neke specifične dugmiće potrebne za ovu bazu, kao i kolone koje odgovaraju sadržaju baze, odnosno njenoj funkciji. Ovaj spisak se dugmetom štampa može odštampati i time postaje knjiga evidencije primljenih i rešenih nesaobraznosti (reklamacija), propisana zakonom, odnosno ako se ovajj deo koristi isključivo kao evidencija delatnosti servisa korisnika, onda knjiga primljenih i rešenih servisnih poslova. Ako je ovo drugo u pitanju, preskočiti ovaj deo uputstva od strane 76 odnosno poglavlja 7.2.1. Prijem artikala po osnovu delatnosti servisa .Ipak, redom:

7.2. Prijem proizvoda po osnovu reklamacije

Po pojavi potrošača sa proizvodom kupljenim u maloprodaji korisnika, na koji korisnik ima primedbu, bilo da se radi o kvaru ili bilo kojem drugom obliku „nesaobraznosti“, pritiskom na dugme dodaj, ili INSERT sa tastature, započinje se prijem proizvoda. Pojavljuje se sledeći prozor u koji se unose neophodni elementi same reklamacije, kako ih Zakon propisuje, izdeljeni po tabovima na vrhu prozora: Prijem od kupca, Odluka o rešenju, Dobavljač, Slanje i rešenje i zasebno, za one koji ovaj deo koriste kao svoju servisnu delatnost: Prijem servisa

 

Inicijalno, u prvom tabu je dodeljen RMA broj ili evidencioni broj pod kojim će se dalje voditi ceo proces, datum prijema i vreme prijema, i u donjem desnom uglu krajnji datum dostave odluke o načinu rešavanja nesaglasnosti, koji je po zakonu 7 dana, kao datum prijema + 7dana.
    Korisnik odavde može popuniti polja potrebna za identifikaciju kupca: Kupac, mesto, adresa, telefon, mejl, datum računa kupovine, broj računa kupovine, ručnim unosom svakog polja ili može iskoristiti pogodnosti samog programa za maloprodaju koji vodi evidencije o prodaji i te podatke verovatno već ima, u zavisnosti od načina prodaje. Idealan i najbrži način bi bio unosom serijskog broja uređaja u prvo polje ispod RMA i pretragom po serijskom broju. Naravno, da bi ovo funkcionisalo, korisnik se morao opredeliti da nabavku i prodaju vrši po serijskim brojevima, što većinom nije slučaj, ali program  tu mogućnost nudi, i za korisnike čija je delatnost prodaja skupe bele tehnike, računara i slično je apsolutno preporučen način rada. Ako bi taj uslov bio ispunjen, jednim klikom bi se popunila sva polja vezana za prodaju i nabavku proizvoda koji je donet na reklamaciju:                                  Primer prvog taba, podaci kupca, odnosno detalja prodaje:


 
Primer drugog taba, podaci dobavljača, odnosno nabavke


 
Ipak, ako ne postoje podaci o serijskom broju i vezani podaci o prodaji i nabavci, isto se osim spomenutog ručnog unosa, koji je uvek dostupan može dobiti korištenjem dugmića po robi ili po kupcu ili po dobavljaču:


 
Klikom recimo na dugme po robi, podiže se klasičan spisak artikala koji se koristi recimo kod prodaje, opisano na strani 8, u poglavlju  2.2.4 Pretraga artikala po nazivu u toku unosa:

 

Opisanim načinom pretrage, nađemo donet proizvod na reklamaciju, i kada se pozicioniramo na njemu, pritisnemo Enter ili dugme Izaberi. Pojavljuje se pitanje:


 
Na šta pritiskamo Da i dobijamo karticu prometa, odnosno prodaja izabranog artikla:


 
U toj kartici nađemo kupca koji je došao da izvrši reklamaciju i pozicioniranjem na njega i pritiskom na Enter ili dugme izaberi, prebacujemo podatke o kupcu i prodaji u formu za unos reklamacije:


 
Isti rezultat se mogao dobiti obrnutim putem. Klikom na dugme po kupcu, pa (ako je prilikom prodaje kupac evidentiran, odnosno prodaja nije izvršena anonimnom fiz.licu-ponavljamo kod skupe tehnike bi evidentiranje kupca i izdavanje gotovinskog računa uz fiskalni račun bila dobra praksa), bi smo dobili spisak artikala koje je taj kupac kupio, pa izborom odgovarajućeg artikla, odnosno datuma prodaje ili broja fiskalnog isečka, opet popunili polja prodaje i kupca. Taj princip ćemo prikazati na sledećem tabu Dobavljač, gde se može (radi sopstvene evidencije), a ne mora (po Zakonu o zaštiti potrošača ) uneti set podataka o nabavci. Iako po Zakonu to nije neophodno za reklamaciju, ako tu reklamaciju na kraju rešava dobavljač, uvoznik ili proizvođač, korisnik će svakako želeti da ima te podatke, odnosno da zna ko će i na koji način rešiti reklamaciju. Primer izbora proizvoda preko dobavljača:


 
Izborom dobavljača, se pojavljuje pitanje želimo li karticu nabavki od njega, pa u toj kartici izaberemo kupovinu artikla koji vidimo u trećem i četvrtom polju, šifra i naziv (može naravno biti više kupovina istog artikla), ali mi izaberemo onu koja korespondira sa prodajom, i time se popunjavaju polja vezana za nabavku i dobavljača:

 

Kao što je napomenuto, ovo NIJE OBAVEZAN KORAK u prijemu reklamacije sa aspekta Zakona, ali je veoma koristan za korisnika jer zna kome da se obrati za rešenje, ako je ono izvan njegovih moći kao prodavca.
    Vraćamo se na prvi tab, Prijem od kupca jer tamo još nije popunjeno sve što je po Zakonu potrebno za prijem, dok prethodnih nekoliko ilustracija oko dobavljača treba samo smatrati digresijom i demonstriranjem mogućnosti i korisnosti funkcije


 
U ovaj tab bi trebalo uneti još telefon ili mejl kupca. Naravno ne ući u koliziju sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka, ali je neophodno ugovoriti neki vid kontakta, radi dalje procedure. U polje opis nesaglasnosti, uneti što detaljnije primedbu potrošača. Iz dva razloga. Prvo, radi otklanjanja potencijalnih nejasnoća koje se po Zakonu o zaštiti potrošača, po automatizmu tumače u korist potrošača. Drugo, ako se proizvod šalje dobavljaču, uvozniku, proizvođaču, ovlaštenom servisu, potrebno je što jasnije izložiti problem, da bi se izbegle nejasnoće oko tog dela.
    Po Zakonu, potrebno je ispuniti još nekoliko elemenata da bi se prijem reklamacije smatrao validnim. Prodavac ima rok od 7 dana (ili drugačije u specifičnim uslovima-konsultovati Zakon) da ODGOVORI potrošaču na koji način će reklamacija biti rešena, odnosno PREDLOŽI REŠENJE koje potrošač može, a i ne mora prihvatiti. Takođe mora ODMAH da potrošača obavesti na koji način će mu ta odluka biti dostavljena. Zbog toga pri dnu desno stoji polje za krajnji datum dostave odluke (ne krajnji datum rešavanja reklamacije koji je 15 dana ili drugačije u specifičnim uslovima-konsultovati Zakon), a ispod toga su opciona polja sa najčešćim načinima dostave odluke. Po automatizmu je uključena opcija da je odluka lično odmah preuzeta, uz pretpostavku da lice zaduženo za prijem reklamacije može ODMAH u komunikaciji sa ovlaštenim servisom dati tu informaciju. U suprotnom, treba „ubosti“ neko drugo polje u skladu sa dogovorom sa potrošačem.
    Kao poslednja informacija koja se mora uneti ie odluka o načinu rešavanja reklamacije. Rok za donošenje i dostavu te odluke je kao što je rečeno 7 dana, ali se u dogovoru sa servisom i potrošačem, može doneti i odmah. U oba slučaja to se radi u tabu dva Odluka o rešenju:

I ovde se nalazi niz najčešće korištenih odluka-odgovora potrošaču, i izbor se vrši „ubadanjem“ tačke ispred. Pri dnu je poslednja opcija „drugo“ koja otvara tekstualno polje gde se može rukom ukucati ta druga ponuda, a na vrhu je ponuđeni datum rešavanja reklamacije, a skroz na dnu napomena koju može da izjavi bilo potrošač, bilo operater.

Kao i u prethodnim tabovima i ovde postoje predefinisani odgovori, kao i mogućnost ručnog unosa specifičnosti. Unosom ovog taba, ceo proces (koji može trajati 15-45 dana) je završen i sve etape evidentirane, a sve u skladu sa odredbama Zakona o zaštiti potrošača.
    Između ovih pojedinačnih faza se po unosu svake, dugmetom upiši upisivalo trenutno stanje reklamacije, a po potrebi dugmetom promeni, otvarala određena reklamacija i dopunjavala u skladu sa pomacima koji su se dešavali. Takođe, u svakoj od tih faza je bilo potrebno štampati i potpisivati određene (propisane) obrasce, a sve to iz prozora spiska svih reklamacija, gde smo počeli sa  dugmetom dodaj u poglavlju 7.2. Prijem proizvoda po osnovu reklamacije na stranici 65-66, dopune vršili dugmetom promeni, a štampe pojedinačnih faza, tj obrazaca sa dugmićima „Prijem“ kojim je štampana potvrda o prijemu reklamacije sa pripadajućim parametrima, i ako je izabrana opcija „lično preuzimanje odluke...“, sama potvrda o prijemu je sadržala i odluku. U suprotnom je zasebno štampan prijem na reklamaciju (svi obrasci su štampani u dva primerka na jednom listu koji se cepa po pola, i potpisuju obe strane), a posebno odluka o načinu rešavanja reklamacije i na kraju rešenje reklamacije ka potrošaču. Odmah po prijemu od potrošača je, ako je to bio put rešavanja štampana i otprema ka dobavljaču, uvozniku, proizvođaču, servisu, na osnovu koje je isti rešavao reklamaciju:
Kao poslednja faza, dugmetom štampaj je moguće odštampati ceo (ili upotrebom filtera samo deo) spisak reklamacija u formi propisane evidencije odnosno knjige.
    Kako prozor sa spiskom reklamacija, tako i prozor za unos pojedinačnih faza ima čitav set alata za pretragu, filtriranje, kartice, kupaca, dobavljača, roba, a sve u cilju što bržeg unosa podataka, odnosno pronalaženja validnih informacija neophodnih za završetak procedure

 

Pošto je u prethodnom tekstu objašnjena celokupna procedura unosa reklamacije, u nastavku samo rezultati pojedinačnih faza:

7.3. Štampa prijema proizvoda po osnovu reklamacije zajedno sa odlukom

Primenjuje se ako je uključena opcija „lično preuzimanje odluke odmah...“

 

7.4. Štampa prijema proizvoda po osnovu reklamacije sa naknadnom odlukom

Primenjuje se ako je NIJE uključena opcija „lično preuzimanje odluke odmah...“ U tom slučaju je potrebno naknadno, po donošenju odluke odštampati samu odluku i dostaviti je potrošaču na dogovoreni način, a najkasnije do datuma koji je propisan:

 

7.5. Štampa odluke o načinu i rokovima rešavanja reklamacije

7.6. Štampa otpreme dobavljaču-servisu

Ovo nije obavezan i propisan obrazac Zakonom, ali je neophodan u komunikaciji sa dobavljačem ili servisom, delom radi praćenja robe koja je na servisu (kao bilo koja otpremnica, revers), delom radi vitalnih informacija za servis, od toga o kom uređaju se radi, preko opisa kvara (što detaljnijeg) do rokova za rešavanje i preloženih načina rešavanja. (Zakon predviđa mogućnost promene načina rešavanja ako prvobitno predloženi nije moguć, pa potrošač prihvata izmenu, ali taj deo već izlazi izvan okvira uputstva za softver, i tiče se pravnih aspekata poslovanja korisnika)

 

7.7. Štampa rešenja reklamacije

U skladu sa dogovorenim i sprovedenim rešenjem, na kraju se štampa odluka o rešenju reklamacije i isporuci proizvoda (ako je tako rešena reklamacija) potrošaču. Način rešavanja može biti i finansijsko razduženje ili neki drugi oblik poravnanja:

7.8. Štampa knjige reklamacija-Evidencije reklamacija, odluka i rešenja

Već duži niz godina je zakonski izjednačeno vođenje evidencija u knjigama i u elektronskom obliku, tako da nije potrebno stalno štampati knjigu-evidenciju, ali po potrebi ili zahtevu se ista nože odštampati ili kao i svaka knjiga ili baza izvesti u neki drugi elektronski oblik (dugmetom ufajl)  Štampa bi izgledala ovako:

    Popunjavanjem prva dva taba se vrši prijem proizvoda na reklamaciju, donosi odluka o načinu rešavanja, donosi odluka o načinu i roku slanja odluke i definišu datumi izvršenja svake pojedinačne faze. Iako je objašnjenje-uputstvo potrajalo, sam unos je brz i ergonomski najjednostavnije moguće urađen. U svakom slučaju značajno kraći i jednostavniji od ručnog upisa u knjige i obrasce. Kao dodatak obaveznom delu, postoji deo za dobavljača, uvoznika, ovlašteni servis, jer će taj proizvod najverovatnije biti rešavan na toj lokaciji, i za kraj, po povratku dela iz servisa, postoji tab slanje i rešenje, gde se vidi kada i pod kojim uslovima je proizvod poslat u servis, vraćen iz servisa i najbitnije, kako je i kada vraćen potrošaču, ili kojom drugom metodom je zadovoljeno pravo potrošača koje proističe iz Zakona. Sve faze su dokumentovane kao se traži i moguće je odštampati sve prateće obrasce, kao i samu evidenciju.


7.2.1. Prijem artikala po osnovu delatnosti servisa

Kao drugi način upotrebe  iste funkcije je vođenje servisa kao osnovne delatnosti. Recimo servisa telefona i opreme, računarskih servisa i slično . Za kompleksnije vrste servisa poput auto servisa postoji namenski program koji pokriva sve aspekte kompleksnijih delatnosti. Ako je u podešavanju baza uključena opcija vođenja servisa kao pretežne delatnosti, pritiskom na dugme dodaj prozor za unos podataka se pojavljuje sa otvorenim poslednjim tabom „Prijem servisa“ i unetim datumom i vremenom, koji se naravno mogu menjati.
    Slično prethodnim primerima, unos se može vršiti po artiklima unetim u bazu, po klijentima unetim u bazu, ili u ovom slučaju direktnim prijemom novog proizvoda. Recimo za primer servis telefona i prijem telefonskog aparata na servis: U polje serijski artikla treba uneti serijski odnosno IMEI telefona, u polje naziv uneti naziv aparata, ili ako klijent želi da formira bazu servisiranih telefona, inserom ili duplim klikom može pozvati bazu, a potom, kao kod svake baze insertom u nju uneti ime i vrstu telefona, pa posle koristiti tu bazu za izbor, odnosno izbegavati kucanje iste vrste aparata svaki put kada se pojavi. Ista stvar je i sa kupcima: mogu se uneti ručno podaci za kupca koji je doneo aparat na servis ili insertom ili duplim klikom pozvati baza kupaca, a potom u nju uneti kupca, a taj zapis koristiti svaki sledeći put kada se iti kupac pojavi. U polje opis kvara uneti detaljan opis kvara, odnosno zahteva kupca za izvršenjem određene usluge. U polje procenjena cena uneti cenu popravke (koja se naravno u zavisnosti od naknadno otkrivenih situacija može menjati), radi evidencije dogovora sa kupcem i orejentacije korisnika i kupca. Takođe tu su polja za unos očekivanog datuma popravke koji je saopšten kupcu, kao i polje za unos datuma preuzimanja popravljenog aparata od strane kupca i na kraju, za potrebe lične evidencije korisnika polje za unos troškova popravke, realno naplaćene cene kupcu, i izračunata razlika u ceni, odnosno zarada na popravci. U praksi bi to izgledalo ovako:

Duplim klikom na artikal dobijamo bazu artikala iz koje biramo postojeći telefon ili unosimo novi

 

Pa duplim klikom pozivamo bazu kupaca odakle biramo postojećeg ili unosimo novog (naravno oba ova koraka, ako klijent ne želi formiranje baza se mogu preskočiti i podaci direktno uneti u za to predviđena polja, svakako će u samoj bazi servisiranja biti evidentirani i telefoni i kupci. Ovo je samo primer sa definisanjem zasebnih baza, van same baze servisiranja)

Po unosu podataka forma izgleda ovako:

I pritiskom na Enter ili dugme upiši, podaci se unose u bazu popravki, odnosno servisiranja, gde se isti mogu pregledati, pretraživati, filtrirati, štampati izveštaji o prijemu na servis, isporuci sa servisa, praviti analiza ostvarenih servisiranja u periodu i ostvarene zarade u periodu i slično:


 

7.2.2. Štampa prijemnice na servis

 7.2.3. Štampa isporuke sa servisa

 

7.2.4. Štampa izveštaja servisiranja za period

Pritiskom na dugme izveštaj pojavljuje se prozor za unos perioda, a potvrdom perioda i sam izveštaj


 

Prikazani deo ove funkcije omogućava i vođenje DELATNOSTI SERVISIRANJA raznih tipova proizvoda, sa praćenjem klijenata i proizvoda, njihovog ponovnog pojavljivanja na servisu, davanje garancije na popravke, praćenje ostvarene zarade kao razlike između naplaćene cene popravke, odnosno usluge i stvarnih troškova popravke, a u kombinaciji sa ostatkom programa za maloprodaju i izdavanje računa za izvršene usluge i/ili ugrađene delove

 8. Osnovne analize prodaje (dugme Analiza prodaje)

Pritiskom na dugme „Analiza prodaje“, pojavljuje se prvo prozor za izbor perioda analize:


 
Po unosu željenog perioda, sa dugmetom Enter ili klikom na potvrdi, prosleđujemo upit programu za maloprodaju koji kreira prvo kompletan izveštaj o svim pojedinačnim transakcijama (popisima, nabavka, prodajama, nivelacijama, povraćajima, otpisima..... svim transakcijama, odnosno dokumentima koji postoje u celom programu za maloprodaju Standard, bez obzira što se sam izveštaj poziva iz njegovog „skaćenog “ dela Kasa). Po pojavi izveštaja prozor izgleda ovako:

8.1. Osnovni prozor analize, tab Cela (analiza-dinamika)

Ovaj prozor izgleda veoma slično prozorima baza obrađenim u  poglavlju 3. Baze i rad sa bazama na strani 27, i ima osnovne elemente kao i prozori baza. Na vrhu, u plavoj liniji piše koja je to baza, odnosno izveštaj, koliko ima zapisa, a ovde je to broj ukupnih transakcija nad artiklima u zadatom periodu. Većinu prozora zauzima mreža sa podacima, pri dnu su polja sa zbirovima, na dnu dugmići za određene funkcije, a pri vrhu tabovi, sa opisnim nazivima koji prikazuju različite derivate izveštaja iz osnovnog izveštaja svih promena.
Kako su upotrebe dugmića, manipulisanje kolonama i reodvima, pretrage, štampe, izvozi u fajl već obrađeni u poglavlju 3, ovde će se uputstvo baviti pretežno tabovima za formiranje specifičnih izveštaja, dok će ostale funkcije poznate od ranije biti spominjane i upotrebljavane kao već poznata materija. Kao u svim ostalim prozorima i ovde postoji upotreba desnog tastera miša za pozivanje kontekst menija, koji je različit za svaki tab, jer pritisak na svaki tab u stvari formira zasebnu analizu, koja opet nudi  upotrebu analiziranih ili filtriranih podataka, tako da nije moguće sve funkcije pozivati tabovima ili dugmićima.


 
Pri dnu prozora se vide polja zbirova. Ovde su prva dva neprimenjiva, ukupan broj ulaza i izlaza. Obzirom da se radi o čitavom nizu artikala različitih jedinica mere, sam podatak nije validan, ali kod klijenta kojem su svi artikli recimo u kilogramima, govorilo bi koliko je kilograma (svih artikala) u periodu nabavljeno i prodato. Sledeće polje je ukupna vrednost nabavke (u dinarima) za zadati period, polje posle njega ukupan iznos prodaje za period i poslednje je ukupan iznos ostvarene razlike u ceni za prodate proizvode za period. Ovaj izveštaj je suštinski skup svih kartica artikala (obrađenih u poglavlju 3.4.1. Kartica artikla na strani 48), ima kolone kao i kartica artikla, gde se u svakom redu vidi, za prikazanu transakciju šifra i naziv artikla, broj dokumenta transakcije, ulaz ili izlaz, nabavna i prodajna cena, dat popust, ime partnera sa kojim je transakcija izvršena, marža ostvarena po toj transakciji, kurs na dan te trasakcije, nabavne i prodajne cene u devizama na dan transakcije, devizna marža (svi ti podaci zahtevaju unos kursa po danima u Standard programu za maloprodaju), i čitav niz dodatnih podataka iza desne ivice prozora. Ono što je bitno: ovde se svaki artikal ponavlja onoliko puta koliko puta je nad njim vršena transakcija u nekom periodu. Pozivanjem filtera i izborom samo jednog artikla, dobili bi smo praktično karticu SAMO tog artikla. Naravno za taj izveštaj ima drugih jednostavnijih načina, ali je ovo samo ilustarcija šta sadrži prvi tab ove analize. Interesantniji filter bi bio izbor svih transakcija samo jednog partnera. Recimo u tom slučaju bi ako postavimo ovakav filter:

 

Kao rezultat bi dobili samo artikle kupljene od dobavljača direktna trgovina, sa nabavnom cenom većom od 200 dinara. Rezultat bi bio dvanaest artikala, odnosno dvanaest transakcija, nabavki artikala od odabranog dobavljača:

Filerom se može postaviti bilo koja kombinacija od ukupno 8 pitanja i dobiti odgovor. Ipak, iako filter ima veliku snagu, (opisan detaljnije u poglavlju 3.3.6. Filtriranje zapisa u bazi na strani 42.), neka „predefinisana“ pitanja su već ugrađena u tabove gore, da se ne bi za svaki pojedinačni slučaj postavljao filter, što bi moglo oduzeti dosta vremena.

8.1.1. tab Cela upotreba kontekst menija

8.1.1.1. tab Cela kontekst meni Grafički prikaz

Izborom ove opcije, prikazuje se grafička interpretacija transakcija kroz zadati period, sa zbirovima za svaki mesec:

 


8.1.1.2. tab Cela kontekst meni Ostali lageri

Odnosi se na artikal koji je markiran, a upotreba je detalnjno opisana u poglavlju 3.4.4. Stanja artikla u drugim prodavnicama maloprodajama/magacinima  na strani 54.  Ovde samo da ponovimo da se ovako može videti stanje artikla u drugim maloprodajama (ako postoje) i otvoriti kartice artikla u tim maloprodajama. Takođe je u delu rada sa karticama objašnjeno i još nekoliko drugih kontekst menija, kao dinamika prometa artikala, filter, nađi, kartica, štampa...

8.1.1.3. tab Cela kontekst meni Prikaži dokument

Kroz ceo program za maloprodaju je omogućeno unakrsno gledanje podataka, bez potrebe da se napusti trenutni prozor, bilo da se radi o izradi dokumenta, kartici artikla ili komintenta ili analizi podataka. Korištenjem ovog menija, korisnik programa za maloprodaju Kasa, recimo može baciti pogled na kalkulaciju po kojoj je nabavljen odabrani artikal, iako inicijalno uopšte nema dugme za pristup tom tipu dokumenta:

 
8.2. Prozor analize, tab Po Artiklima

To je treći tab po redu, a shvatanjem njegove funkcije, biće praktično objašnjena i funkcija taba dva Po Komintentima. Za razliku od prvog taba gde se nalaze SVE transakcije, odnosno jedan artikal se ponavlja onoliko puta koliko je bilo transakcija nad njime,  u ovom tabu se jedan artikal prikazuje samo JEDNOM, a kolone ulaz i izlaz su ZBIR svih ulaza i izlaza po tom artiklu. Kako se može birati period analize, postoji kolona poc koja pedstavlja stanje artikla u periodu pre izabranog perioda analize, i na kraju salkol, odnosno stanje na kraju odabranog perioda analize:


 
Takođe su iskazane zbirne marže po svakom artiklu, dinarske i devizne, kao i procenti učešća tog artikla u ukupnoj prodaji (u polju pvred), učešća u ukupno ostvarenoj marži, ili procenat prodavanosti samog artikla, odnosno koeficijenat obrta. Jednostavnim slaganjem po željenoj koloni mođemo videti na kojem artiklu je ostvarena najveća marža u apsolutnom iznosu, ili najveća maloprodajna vrednost, ali takođe i koji procentualno najviše učestvuje u prodaji ili marži, odnosno gde je najveći a gde najmanji koeficijent obrta. Recimo u konkretnom primeru, artikli su složeni tako da je na vrhu onaj koji učestvuje najviše u ostvarenoj prodaji, pa prvi ima procenat učešća od 3.56% od ukupno okko 500 hiljada prometa u periodu, drugi 3.11% itd.

8.2.1. Prozor analize, tab Po Artiklima, kontekst meni Formiraj i obradi porudžbinu

Analiza, naročito ova gde se vidi ukupna prodavanost u nekom periodu, po svakom artiklu, kombinovano sa koeficijentom obrta, uz mogućnost filtriranja po grupama (ako su postavljene) recimo dobavljača je idealna za pravljenje porudžbine robe. U ovom slučaju ćemo napraviti porudžbinu za artikle grupe  , od dobavljača   na osnovu količina koje su prodate u izabranom periodu: Prvo postavimo željeni filter koji nam kao odgovor daje 25 artikala:


 
A potvrdom i dobijamo tih 25 artikla:


 

Izborom kontekst menija iz desnog tastera Formiraj i obradi porudžbinu, dobijamo prozor sa pitanjem:

A po odgovoru i prozor za obradu:

Vidimo izabrane artikle, njihove ulaze i izlaze u peridu, trenutno stanje, cene i procenat prodavanosti.
Kolona poruči je otključana za editovanje. Znači, jednostavnim kucanjem sa tastature željene cifre unosimo količinu za poručivanje (inicijalno stoje količine koje su prodate, ili se pritiskom na dugme „količine“ mogu nulirati, a ponovnim pritiskom vratiti prodate količine u polje poruči), i silazimo strelicom na dole na sledeći artikal (ili na gore na prethodni). Po unosu željenih količina za porudžbinu, sa dugmetom Formiraj, formiramo porudžbinu. Odavde kao i svaki drugi dokument možemo je otvoriti i dodatno obraditi dodavanjem ili brisanjem stavki, promeniti dobavljača, odštampati porudžbinu na nakoliko načina, bilo samo kao spisak količina bilo u obliku kalkulacije sa cenama, u zavisnosti da li se šalje direktno dobavljaču ili nekoj centralnoj nabavci, komercijali... Ako se roba zaista isporuči tačno po porudžbini, porudžbina se može klonirati u kalkulaciju i preskočiti jedan korak, odnosno uštedeti na vremenu unaosa robe. Naravno ove zadnje funkcije nisu dostupne u programu za maloprodaju Kasa, ali jesu u programu za maloprodaju Standard, kao što će se u Standard videti porudžbine napravljene na ovaj način iz Kasa programa, koji inače niti nema redovan pristup tipu dokumenta porudžbina (zapravo niti jednom drugom osim prodaje-paragona):


 

8.2.2. Prozor analize, tab Po Artiklima, odštampaj porudžbinu

Pritiskom na dugme štampaj, u zavisnosti od podešavanja dokumenta, štampa može imati više formi, u zavisnosti od tipa dokumenta, od 5-6 pa do 25-30 grafičkih rešenja, odnosno estetski, a neki put i funkcionalno različitih izgleda:

Ili bez iskazanih cena, samo količine:

Ili forma kalkulacije

8.3. Prozor analize, tab Po Komintentima

Ovaj tab, odnosno izveštaj radi gotovo po istom principu kao i tab Po Artiklima, osim što grupisanje, kao što mu ime kaže vrši po komintentima. Znači i ovde vidimo ukupan broj ulaza i izlaza, ukupno nabavljenu i prodatu vrednost, ostvarenu maržu, po svakom komintentu, procente učešća svakog komintenta u ukupnoj prodaji ili nabavci, procenat učešća u ukupno ostvarenoj marži, vrednost datog popusta, i čitav niz dodatnih podataka iza desne ivice prozora:

8.4. Prozor analize, tab Razvrstan/Roba

Ovaj tab, odnosno izveštaj koji generiše je kombinacija prethodna dva. Znači, formira se izveštaj u kojem je svaki artikal grupisan po komintentu koji ga je prometovao, tako da se svaki artikal ponavlja onoliko puta koliko puta su ga RAZLIČITI komintenti koristili, sabran po svakom komintentu. Takođe, svaki komintent se pojavljuje onoliko puta koliko puta je prometovao RAZLIČITE artikle. Takav „brzi“ izveštaj, samo za jednog komintenta ili samo jedan artikal se može dobiti i iz baze artikala, ili baze komintenata, pritiskom na taster F3 ili desnim klikom na bazu, pa opcijom „samo artikli odabranog komintenta“, opisno u poglavlju  -Kartica po kupcu  na strani 52. Naravno to isto možemo uraditi i ovde, uz pomoć filtera, gde bi zadali kriterijum samo jednog kupca ili samo jednog artikla...

Kao i ostali izveštaji, i ovaj ima zbirove, ukupne promete, marže, devizne vrednosti... Sve kao u prethodnim izveštajima, ali grupisano u kombinaciji (komintent/artikal), za razliku od prethodna dva koji su bili grupisani SAMO kao komintent ili SAMO kao artikal. Recimo, da prikažemo primer filtriranja SAMO ARTIKALA koje je prometovao komintent Direktna trgovina:

I rezultat filtera:

Svaki od ovih zveštaja se može, ceo ili ovako filtriran izvesti u fajl i li štampati:

 
8.5. Prozor analize, tab Grupa

Ako su artiklima pridružene grupe kojima pripadaju pojedinačni artikli, onda se u analizama mogu ostvariti najupotrebljiviji izveštaji koji će dati najbolji uvid u poslovanje. Sledeći izveštaj slično prva dva daje analizu prometa, grupisano po GRUPI artikala.

Same grupe definiše korisnik i dodeljuje ih artiklima, bilo prilikom definisanja samog artikla, bilo kasnije. Izveštaj se formira po trenutnom rasporedu grupa u bazi artikala. To znači da u teoriji, korisnik može započeti rad u programu za maloprodaju bez grupa, a naknadno grupe dodeliti, ili izmeniti i time dobiti ovaj izveštaj. Grupe se mogu dodeljivati pojedinačno jednom po jednom artiklu, opisano u poglavlju 3.3. Ažuriranje baze, odnosno konkretno na strani 25 dodela grupa, ili masovno, većem broju artikala koji su izdvojeni filterom po nekom kriterijumu, opisano u aneksu uputstva, u poglavlju Tips & Tricks, masovno ažuriranje baze.
     Kao i u prethodnim izeštajima postoje zbirovi ulaza, izlaza, nabavnih, prodajnih vrednosti, ostvarenih marža, procentualnog učešća u prometu, marži. Prednost u odnosu na takav isti izveštaj po artiklima je u preglednosti. Iako bi i tamo mogli filterom, uz pretpostavku da naziv artikla može poslužiti kao kriterijum pretrage, recimo napraviti filter i tražiti sve artikle koji u nazivu imaju „cigarete“ i dobiti izveštaj koliko je ta grupa, odnosno artikli koji imaju do naziva „cigarete“ imao prometa i ostalih parametara, ovaj izveštaj je jasniji. Prvo na jednom mestu se nalaze SVE grupe. Ako neki artikli nemaju dodeljenu grupu, pojavljuju se kao linija bez imena, što bi protumačili kao „promet ostalih“. Drugo i bitnije. Postoji veća sloboda u dodeli naziva artikala. Ako će biti dodeljena grupa „cigarete“, onda nije potrebno i u sam naziv stavljati „cigarete“ već samo ime proizvoda, a opet imamo mogućnost da vidimo promet SAMO cigareta.
I ovaj izveštaj kao i ostali se može filtrirati, izvoziti, štampati..

 
8.6. Prozor analize, tab PodGrupa

Ovaj izveštaj je prektično jednak prethodnom osim što analitu vrši po GRUPI2 ili podgrupi, koja je ovde postavljena kao poreklo artikla (proizvođač, dobavljač, brend...), tako da je izveštaj praktično analza prometa po poreklu artikala:

Sa svim zbirovima, prometima, maržama, procentima iskazanim grupisano po poreklu robe

8.7. Prozor analize, tab Razvrstan/Grupa1

Ovaj izveštaj je identičan  izveštaju  8.4. Prozor analize, tab Razvrstan/Roba osim što umesto spiska artikala drugo razvrstavanje ide po grupi artikala. Slično je i sa sledećim tabom gde je sve isto samo sa grupom2 poreklo proizvoda.

8.8. Prozor analize, tabovi PJ, Datumi, Poslednji

Ovi tabovi čine čitav set analiza za specifične uslove poslovanja, namenjene pre svega komercijali većih korisnika. Njima se prate isporuke ili nabavke roba po poslovnim, maloprodajnim jedinicama kupaca ili dobavljača, datumi prometa, po artiklima ili grupama i možda jedino interesantno za ovaj slučaj datumi poslednjih promena, opet po poslovnim jedinicama, grupama ili pojedinačnim artiklima:

8.9. Prozor analize, tab po dokumentima

Ovaj izveštaj daje spisak SVIH dokumenata za odabrani period, sa analizama opisanim prethodno. Znači vrednost dokumenta, nabavnu i prodajnu, ostvarenu ili kaklulisanu maržu, učešće procentualno, tog dokumenta u prometu i zaradi perioda i slično. Dodatno se filterima može dosta izvući iz ove analize, od broja izdatih računa u maloprodji u jednom danu ili jednoj smeni, do broja računa nekog člana lojaliti programa ili broja nabavki od nekog dobavljača, uvek sa gore pomenutim podacima o svakom računu pojedinačno. Kontekst menijem se može pozvati bilo koji od prikazanih dokumenata i videti njegov sadržaj, odštampati dokument ili analizirati svaki pojedinačni artikal tog dokumenta (pozivom kartice). Praktično, moguće je iz više slojeva doći do čitavog niza podataka

Na primer:


 

8.10. Prozor analize, tab grupisan

Ovo je izveštaj koji jednim pogledom daje ponašanje više maloprodaja ako korisnik ima više maloprodaja ili jedne ako se prati ta jedna, za SVAKI DAN POJEDINAČNO za izabrani period. Za svaki dan se praktično vidi vrednost lagera na taj dan, vrednost nabavke za taj dan, vrednost prodaje za taj dan, vrednost marže za taj dan i broj izdatih računa tog dana. Svaka linija je jedan dan ili kod više maloprodaja dan jedne maloprodaje, dok ceo izveštaj daje dane jedan za drugim i praktično u jednom prozoru daje analizu osnovnih parametara poslovanja po danima


 

8.0.1. Prozor analize, zaključak

Iako postoji 18 tabova i isto toliko analiza, ovde su obrađene samo one koje su relevantne za ovaj deo programa za maloprodaju, ali pokazuju  posvećenost detaljima i analiziranju poslovanja, jer često, bez obzira na veličinu maloprodaje nije moguće pratiti parametre poslovanja bez detaljnog uvida dinamiku artikala ili grupa artikala, kupaca i dobavljača, pojedinačnih dana, radnika, smena, izdatih i primljenih dokumenata, i svih ostalih elemenata obrađenih u ovom poglavlju. A teško se može očekivati ikakava ili bar ni približno ovako detaljna analiza iz obaveznih čisto „knjigovodstvenih“ izveštaja

 9. Izlaz iz programa (dugme Izlaz)

Pritiskom na dugme izlaz, se daje komanda za napuštanje programa.

U ovom i svim drugim slučajevima, odnosno prozorima, prednost uvek treba davati komandi iz samog programa za maloprodaju, tj dugmićima kraj, izlaz,odustani, ESC, u odnosu na crveno dugme  X u gornjem desnom uglu svakog prozora. To je iz razloga što Windows® sam dodeljuje to dugme i njegovo značenje je „zatvori prozor“, dok ne vodi računa da li neki proces još funkcioniše unutar tog prozora. Sa druge strane komande iz programa prvo zatvaraju procese i odjavljuju se iz baze podataka, pa tek onda zatvaraju prozor.

 

Program za maloprodaju

Program za maloprodaju

Ralink Novi Sad

Todora Toze Jovanovica 7
21000 Novi Sad
Matični broj: 61480846
PIB: 106355959

tel/fax: +381(21)466682
tel: +381(21)3006436
mob: +381(63)594711